従業員6名ほど、年商5,000万円前後の測量会社で社長に集中していたバックオフィス業務
九州北部で公共と民間の仕事を手がける、従業員6名ほどの測量会社があります。今後は人員を増やし、売上規模も広げていきたいと考えていました。
その一方で、経費の処理や経理、精算、請求書、見積書、提出書類といった事務作業は、社長が担っていました。
「事務員を採用したい気持ちはある。でも、給与の相場感がわからない」
小規模な建設会社では、珍しくない悩みです。現場出身の社長ほど、自分で処理したほうが早い時期が長く続きます。しかし、会社が次の規模へ進もうとすると、そのやり方では社長の時間が足りなくなってきます。
ここで先に確認したいのは、事務員の給与水準ではありません。最初に整理すべきなのは、「誰をいくらで雇うか」ではなく、「社長が何を、どれだけ抱えているか」です。
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- 9月3日外構工事会社群馬県案件獲得の相談
- 9月3日総合土木広島県協力会社探しの相談
- 9月3日外構工事会社新潟県人材確保の相談
- 9月3日電気設備工事会社福島県協力会社探しの相談
- 9月2日内装工事会社愛知県利益率向上の相談
- 9月2日プラント工事会社群馬県人材確保の相談
- 8月31日内装工事会社茨城県利益率向上の相談
- 8月31日総合建築大分県業務効率化システムの相談
- 8月31日空調設備工事会社埼玉県高卒採用の相談
- 8月31日総合土木広島県業務効率化システムの相談
- 8月30日内装工事会社東京都高卒採用の相談
- 8月30日工務店福岡県利益率向上の相談
- 8月30日電気設備工事会社兵庫県高卒採用の相談
- 8月29日内装工事会社神奈川県案件獲得の相談
- 8月29日総合建築宮崎県業務効率化システムの相談
- 8月28日防水工事会社静岡県業務効率化システムの相談
- 8月28日配管工事会社茨城県原価管理の相談
- 8月28日塗装工事会社茨城県案件獲得の相談
- 8月28日内装工事会社長野県協力会社探しの相談
- 8月27日配管工事会社東京都人材確保の相談
- 8月27日配管工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月27日外構工事会社大阪府人材確保の相談
- 8月27日外構工事会社熊本県業務効率化システムの相談
- 8月26日総合建築神奈川県業務効率化システムの相談
- 8月26日配管工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月26日電気設備工事会社兵庫県案件獲得の相談
- 8月24日総合建築京都府高卒採用の相談
- 8月24日電気設備工事会社岐阜県人材育成の相談
- 8月24日塗装工事会社福岡県人材確保の相談
- 8月24日空調設備工事会社兵庫県利益率向上の相談
採用とDXを先に比べても、任せる仕事が曖昧なままでは決められない状態
事務員を採用するか、ITツールで効率化するか。この二択から考え始めると、判断が難しくなります。
理由は、同じ「事務作業」でも、必要な能力や処理方法が異なるからです。
- 経費の入力や領収書の整理
- 現場ごとの精算
- 見積書の作成
- 請求書の発行と確認
- 発注者や元請けに提出する書類の作成
- 書類の保管と過去データの検索
相談企業でも、それぞれの処理方法について「今はバラバラです」という言葉がありました。業務の種類だけでなく、書式、提出先、締切、保存場所も揃っていない状態です。
このまま採用すると、入社後に社長が一つずつ説明しなければなりません。反対に、ツールを入れても、何をどの手順で処理するかが決まっていなければ定着しにくくなります。
採用にもDXにも共通する前提は、社長の頭の中にある仕事を、他の人が確認できる形にすることです。
給与相場が見えないのも、情報不足だけが原因ではありません。任せたい仕事の範囲と必要なスキルが決まっていないため、正社員、短時間勤務、経験者、未経験者のどれを探すべきかが定まらないのです。
経理から提出書類まで社長が処理し、業務量と難易度が見えなくなっていたこと
この会社では、経理や精算だけでなく、見積書、請求書、提出書類まで社長の担当になっていました。
一つひとつは短時間で終わる仕事でも、発生時期は揃いません。案件や提出先によって様式も変わります。そのため、まとめて一つの「事務」と捉えてしまうと、実際の業務量が見えにくくなります。
さらに、仕事には単純な入力だけでなく、社長の判断が必要なものも含まれます。たとえば、見積金額を決めることと、決まった金額を所定の書式へ入力することは別の仕事です。請求内容を確定することと、請求書を発行して送付することも分けて考えられます。
社長にしかできない判断と、手順が決まれば移管できる作業が混ざっていることが、負担を見えにくくしています。
「人を入れれば楽になる」と考えても、判断まで任せるのか、作成作業だけを任せるのかで必要な経験は変わります。ITツールも同様です。金額や提出内容を自動で判断するのではなく、転記、定型書類の作成、保存など、ルール化できる部分で力を発揮します。
そのため、採用とDXは最初からどちらか一方に決めるものではありません。人が担う判断、外部へ任せる専門業務、ツールで減らす定型作業を切り分けることが先です。
業務を棚卸しして標準化し、採用・外注・ITツールを仕事単位で選ぶ進め方
まずは、社長が抱えているバックオフィス業務を一つずつ書き出します。「経理」のような大きな括りではなく、実際の作業単位まで分けることがポイントです。
たとえば請求業務であれば、次のように分解できます。
- 請求対象となる案件を確認する
- 金額と請求時期を判断する
- 指定書式へ入力する
- 内容を確認する
- 取引先へ送付する
- 控えを所定の場所へ保存する
そのうえで、各作業について「頻度」「所要時間」「締切」「必要な知識」「社長の判断が必要か」を整理します。ここまで見えると、採用・外注・ITツールの向き不向きを判断しやすくなります。
採用が合いやすい仕事
日常的に発生し、社内で継続して処理する必要がある仕事です。書類作成だけでなく、現場担当者への確認や提出期限の管理など、社内とのやり取りが多い場合も人を置く意味が出てきます。
ただし、業務量が少なければ、最初から常勤の正社員に限定する必要はありません。採用条件は給与相場から逆算するのではなく、任せる業務量と必要な対応時間から決めます。
外注が合いやすい仕事
専門知識が必要でも、常時発生するわけではない仕事です。社内で人を抱えるほどの業務量がない場合は、必要な部分だけ外部へ任せるほうが合うことがあります。
ただし、外注先へ何を渡し、どの状態で返してもらうかは決めておく必要があります。社内の資料がバラバラなままでは、受け渡しのたびに社長の説明が発生します。
ITツールが合いやすい仕事
入力項目や処理手順が決まっており、繰り返し発生する仕事です。見積書や請求書の定型作成、過去データの複製、書類の保存などは、仕組みで負担を減らせる可能性があります。
一方、提出先ごとの例外が多い業務や、社長の判断が毎回必要な業務は、導入しただけで自動化できるとは限りません。ツールは、整理されていない仕事をそのまま自動化するものではなく、決まった手順を速く、抜けにくくするものです。
移管は、次の順番で進めると整理しやすくなります。
- 社長の事務作業を、実際の作業単位で書き出す
- 頻度、時間、締切、必要スキル、判断の有無を整理する
- 書式、入力項目、保存場所、確認者を揃える
- 採用、外注、ITツールのどれが合うかを仕事ごとに決める
- 請求書など一つの業務から試し、社長の確認回数を減らしていく
いきなりすべてを渡す必要はありません。まずは手順が明確な業務を一つ選びます。作成は事務担当者やツールに移し、社長は最終確認だけを行う形から始めると、無理なく役割を変えられます。
まとめ
社長が見積書、請求書、精算、提出書類に追われているとき、すぐに事務員採用かDXかを決める必要はありません。
先に行うべきなのは、社長の仕事を棚卸しし、業務量と必要な判断を見えるようにすることです。
整理した結果、継続的な社内対応が多ければ採用が候補になります。専門業務が限定的なら外注が考えられます。定型作業が多ければITツールが有効です。実際には、一つに絞らず組み合わせる形も自然です。
人を採る前にも、ツールを入れる前にも、業務の標準化が必要です。任せる仕事が明確になれば、採用条件も選ぶツールも具体的になります。そして社長は、現場や経営判断など、本来時間を使いたい仕事へ少しずつ戻れるようになります。
自社のバックオフィス業務をどこから整理するか迷ったときは
「うちの場合は採用とDXのどちらが合うのか」「何から書き出せばよいかわからない」という段階でも、整理は始められます。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社がものづくりに集中できるよう、社長に集中している業務の棚卸しから、事務体制、外注範囲、デジタル活用の整理、実行まで支援しています。
現状を伺ったうえで、採用を急ぐべきか、先に業務を整えるべきかを一緒に考えます。無理にサービスを勧めることはありませんので、次の整理先として気軽にご活用ください。
