北関東の専門工事会社で、防水を柱に内装も扱うなか管理業務が社長に集まっている状態
北関東で防水工事を主力にしながら、内装や修繕系の工事も扱う20名弱の専門工事会社では、現場は回っているものの、管理業務の多くが社長と一部担当者の頭の中に残っていました。
防水は利益の柱になっている一方で、内装は材料の種類や段取りの影響が大きく、現場ごとのロスや手配のズレが利益に響きやすい状況です。相談の中でも「防水や塗装はロス率が読めるけど、内装は切り物・貼り物が多くて読みにくい」という話が出ていました。
実行予算書そのものはあります。ただ、実行予算を作り、原価を追い、出面を確認し、材料を入れ、職人への支払いを振り分けるところまでを、専任で見られる人がいない。ここが大きな前提です。
問題は、管理していないことではなく、管理が人の経験と記憶に寄りすぎていることです。
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- 7月8日総合土木愛知県
- 7月8日工務店山形県
- 7月8日外構工事会社群馬県
- 7月6日工務店兵庫県
- 7月6日電気設備工事会社神奈川県
- 7月6日防水工事会社東京都
- 7月5日塗装工事会社神奈川県
- 7月5日プラント工事会社福島県
- 7月5日リフォーム会社東京都
- 7月5日総合土木福井県
- 7月4日外構工事会社千葉県
- 7月2日防水工事会社茨城県
- 6月30日ビルメンテナンス北海道
- 6月30日ビルメンテナンス福岡県
- 6月29日総合建築千葉県
- 6月29日総合建築東京都
- 6月28日配管工事会社富山県
- 6月27日リフォーム会社山口県
- 6月27日内装工事会社大阪府
- 6月26日塗装工事会社秋田県
- 6月26日配管工事会社三重県
- 6月26日工務店宮崎県
- 6月25日内装工事会社長野県
- 6月23日プラント工事会社神奈川県
- 6月23日外構工事会社岐阜県
- 6月19日空調設備工事会社兵庫県
- 6月19日総合建築鳥取県
- 6月19日配管工事会社東京都
- 6月18日総合土木東京都
- 6月18日空調設備工事会社兵庫県
実行予算・原価・出面・材料・支払いがつながらず、社長が自分で処理した方が早くなっている状態
この会社の悩みは、単に「事務作業が多い」という話ではありません。実行予算、原価管理、出面管理、材料手配、職人への支払い振り分けが、それぞれ別々の作業ではなく、現場の進み具合と強く結びついています。
たとえば、ある現場に誰が入っているのか。材料はどのタイミングで必要なのか。協力会社や職人への支払いは、どの現場・どの作業に紐づくのか。これらが整理されていないと、原価を後から見ても「どこで食い込んだのか」が分かりにくくなります。
相談者の言葉にも、その構造がよく表れていました。
「現場の材料を入れて、職人さんの支払いを振り分ける。教えればできるんだろうけど、教える時間がない。だったら自分でやっていた方が早い」
これは多くの専門工事会社で起きます。社長が能力でカバーできているうちは、業務は止まりません。ただし、現場数が増えたり、工種が広がったり、社長が営業・採用・現場対応にも時間を取られたりすると、少しずつ限界が見えてきます。
属人化の本質は、社長しか判断できないことではなく、社長以外が判断するための材料が見える形になっていないことです。
建設事務は一般事務と違い、現場・材料・職人・工程を知らないと任せにくい仕事になっている
管理業務が社長に残りやすい背景には、建設事務の特殊性があります。
一般的な事務であれば、入力、請求、発注、電話対応など、比較的切り分けやすい業務も多いです。しかし建設業の事務は、単なる入力作業では終わりません。相談者も「建設事務は結構独特だよね。普通の事務とは違う」と話していました。
現場名、工種、材料、職人、工程、元請けごとのルール、支払い条件、追加・変更の扱い。これらを理解しないと、数字や予定を入力しても、実態とズレることがあります。
特に、防水と内装のように工種の性格が違う会社では、管理の難しさも変わります。
- 防水や塗装は、ある程度ロス率や材料の読みが立ちやすい
- 内装は、軽量、ボード、クロスなどで材料・手間・段取りが細かく分かれる
- 現場監督や段取り次第で、想定より原価が食い込みやすい
- 複数現場が同時に動くと、誰がどこに入っているかの把握だけでも負荷が高い
こうなると、社長は「任せたい」と思っていても、任せる準備に時間がかかります。結果として、いつまでも自分で見続けることになります。
建設事務の仕組み化は、事務員を入れれば終わる話ではなく、現場の情報をどう整理して渡すかの設計から始まります。
まず業務を棚卸しし、専任担当に任せる範囲とDXで見える化する範囲を分ける進め方
管理業務を仕組み化する第一歩は、いきなりシステムを入れることではありません。まず、社長が日々やっている判断と作業を棚卸しすることです。
特に、次の5つを分けて整理すると進めやすくなります。
- 実行予算を作る業務
- 原価を現場別に追う業務
- 出面を確認する業務
- 材料を手配する業務
- 職人・協力会社への支払いを振り分ける業務
このとき大事なのは、すべてを一気に渡そうとしないことです。社長が長年の経験で判断している部分まで、最初から丸ごと任せると、任される側も苦しくなります。
まずは、判断が少ない業務から切り出します。たとえば「誰がどの現場に入ったか」「どの材料をいつ頼んだか」「現場別にどの経費が発生したか」といった情報は、ルールを決めれば専任担当に寄せやすい領域です。
そのうえで、DXの使いどころを決めます。相談の中でも、ガントチャート、出面管理、経費申請、勤怠申請、実行予算などを一元管理する画面の話が出ていました。こうした仕組みは、既存業務を無理に変えるためではなく、社長の頭の中にある現場情報を、他の人も見られる状態にするために使うのが現実的です。
進め方としては、次の順番が合います。
- いま社長が見ている管理項目を書き出す
- 現場別に最低限そろえる情報を決める
- 専任担当に任せる入力・確認業務を決める
- 社長が承認・判断するポイントだけ残す
- ガントチャート、出面、経費、勤怠、実行予算を必要な範囲から一元化する
ここで重要なのは、会社に合わせて小さく始めることです。経費申請はまだ不要でも、出面と実行予算は必要かもしれません。勤怠よりも、まず材料手配と職人支払いの紐づけを優先した方が効果が出る会社もあります。
DXは、業務を大きく変えるものではなく、今すでに回っている仕事を崩さずに、見える場所へ移す道具として使うと定着しやすくなります。
まとめ
社長が原価管理や現場手配を抱え込む状態は、珍しいことではありません。特に専門工事会社では、現場・材料・職人・工程を分かっていないと判断できない業務が多く、一般事務の感覚では任せにくい仕事が残りがちです。
ただ、仕組み化は大がかりな改革である必要はありません。
最初にやるべきことは、社長が何を見て、何を判断し、何を作業として処理しているのかを分けることです。 そのうえで、専任担当に渡せる範囲を決め、出面・材料・経費・勤怠・実行予算を必要なところから一元化していく。
この順番で進めると、社長がすべてを抱えたまま忙しくなる状態から、少しずつ抜け出しやすくなります。
管理業務の仕組み化は、社長の仕事を減らすだけでなく、現場ごとの利益を見えるようにし、次の人に任せられる会社にしていくための土台です。
うちの管理業務をどこから整えるか考えたい方へ
原価管理、出面管理、材料手配、職人への支払い振り分けは、会社ごとの工種や現場の回し方によって、整える順番が変わります。「うちの場合は、何から切り出せばいいのか」「システムを入れる前に業務を整理したい」という段階でも、十分に相談できます。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。ものづくりに集中できる建設業界へ向けて、今の業務を無理に壊さず、会社に合う進め方を一緒に考えます。
無理な営業はいたしませんので、まずは自社の管理業務をどう整理できそうか、情報交換の場としてご活用ください。
