内装工事の発注はExcel・紙・自由入力が混在し、同じ材料でも呼び名がそろわない状態
内装工事や専門工事の材料発注では、発注書の形式が想像以上にばらばらです。
ある関東圏の内装関連会社では、工事店から届く発注情報について、次のような状態が話題になっていました。
工事店ごとに、Excelの独自レイアウト、紙、メール本文、システムの自由入力が混在しており、同じ材料でも呼び名が一致していない。
たとえば、正式な材料名、現場での通称、略称、メーカー品番、社内で昔から使っている呼び方が入り混じります。発注する側は「いつもの言い方」で書いているだけでも、受ける側や新人にとっては、それが何を指すのか分からないことがあります。
相談の中でも、次のような言葉がありました。
「工事店は品番を知らないので、この材料だなと思ったものを、自分の言いやすい呼び名で発注してくるんです」
これは特殊な会社だけの話ではありません。軽鉄、ボード、下地材、床材、化粧板など、材料点数が多く、メーカーの品番変更や廃番もある領域では、どの会社でも起こりやすい問題です。
発注業務のデジタル化を進める前に、まず“人が読み替えている言葉”をデータとして扱える形にすることが重要です。
1週間で 6件ダウンロード されました
- 7月2日防水工事会社茨城県
- 6月30日ビルメンテナンス北海道
- 6月30日ビルメンテナンス福岡県
- 6月29日総合建築千葉県
- 6月29日総合建築東京都
- 6月28日配管工事会社富山県
- 6月27日リフォーム会社山口県
- 6月27日内装工事会社大阪府
- 6月26日塗装工事会社秋田県
- 6月26日配管工事会社三重県
- 6月26日工務店宮崎県
- 6月25日内装工事会社長野県
- 6月23日プラント工事会社神奈川県
- 6月23日外構工事会社岐阜県
- 6月19日空調設備工事会社兵庫県
- 6月19日総合建築鳥取県
- 6月19日配管工事会社東京都
- 6月18日総合土木東京都
- 6月18日空調設備工事会社兵庫県
- 6月18日防水工事会社岡山県
- 6月16日配管工事会社青森県
- 6月16日総合建築神奈川県
- 6月16日電気設備工事会社東京都
- 6月15日総合土木千葉県
- 6月15日内装工事会社島根県
- 6月15日設備保全会社群馬県
- 6月14日内装工事会社栃木県
- 6月14日塗装工事会社神奈川県
- 6月13日解体工事会社神奈川県
- 6月11日総合建築和歌山県
経験者だけが材料名を読み替えられる状態では、発注処理も新人育成も属人化する
発注業務の属人化は、単に「ベテランに頼っている」という話だけではありません。
材料名の表記ゆれを、経験者の頭の中で処理していることが本質的な課題です。
たとえば、発注書に書かれた言葉を見て、経験者はすぐに「これはあの材料のことだ」と判断できます。しかし新人や異動してきた担当者は、同じようには判断できません。誰かに聞きながら処理するため、時間がかかります。教える側も忙しく、すべてを丁寧に伝えきれません。
その結果、次のような状態が起こります。
- 発注書の確認が特定の人に集中する
- 新人が材料名を覚えきれず、処理件数を増やせない
- 品番確認やメーカー確認で都度手戻りが発生する
- 「この書き方なら何を意味するか」という暗黙知が残り続ける
- システムを入れても自由入力が残り、表記ゆれが消えない
相談の中でも、「これはこれのことだよ、と分かる人がいて、その人が教えてあげる。でも教えきれないから、新しい人が覚えられず、さばけない」という話が出ていました。
ここで見落としやすいのは、発注業務の問題が、実は採用・育成にもつながっている点です。
材料名を読める人だけが仕事を回せる状態では、人を増やしても処理能力が上がりにくくなります。
現場経験の長い人がいるうちは何とか回ります。しかし、担当者が休む、退職する、案件数が増える、新しい拠点に展開する、といったタイミングで一気に負荷が表面化します。
発注システムや受発注DXを考えるときも、この「言葉の読み替え」を無視すると、入力画面だけが新しくなり、実務は結局ベテラン頼みのまま残ってしまいます。
すべての建材を網羅しようとすると、品番変更や廃番でマスター整備が続かない
マスターデータ整備というと、「全材料を網羅しなければならない」と考えがちです。
しかし、建材の世界で最初からすべてを網羅しようとすると、現実的にはかなり難しくなります。
メーカーは新商品、廃番、品番変更を繰り返すため、全建材を完全に管理する発想は運用負荷が大きすぎます。
相談の中でも、過去に建材製品データベースを大きく作ろうとする取り組みがあったものの、メーカーごとの品番変更や商品入れ替えへの追随が難しく、継続が難しかったという話が出ていました。
この話は、現場感として非常に大事です。
マスター整備は、気合いで一度作れば終わるものではありません。作った後に、更新し続ける必要があります。だからこそ、最初から全方位で広げると、すぐにメンテナンスできなくなります。
一方で、内装工事の中でも、よく使う材料はある程度限られます。
たとえば軽鉄・ボード系の会社であれば、石膏ボード、ケイカル板、下地材、主要な副資材など、日常的に出る材料があります。相談の中でも、「内装全体で見れば網羅率は高くないが、軽鉄ボード屋さんがよく使うものに限れば6〜7割程度は押さえられている」という話がありました。
ここに現実的な進め方のヒントがあります。
重要なのは、全建材の完全網羅ではなく、自社の主要工種と頻出材料から整えることです。
すべての材料を完璧に登録しようとするより、まずは毎月何度も出る材料、問い合わせが多い材料、読み替えが頻繁に発生する材料を対象にした方が、業務改善の効果が出やすくなります。
また、材料マスターには単に「メーカー品番一覧」を入れればよいわけではありません。
発注業務で必要になるのは、次のようなつながりです。
見積明細・工事仕様・材料名・現場での呼び名・メーカー品番がつながって、初めて発注業務で使えるマスターになります。
メーカー側や販売側には、正式な品名マスターや品番マスターがあるかもしれません。しかし、工事店から届く発注書には、正式名称ではなく通称や略称が書かれることが多いです。
つまり、社内に品番マスターがあっても、発注書に書かれた言葉と結びついていなければ、結局人が読み替えることになります。
主要工種の頻出材料から、呼び名・材料名・品番を小さく紐づけて育てる
マスターデータ整備は、最初から大きく始めない方がうまく進みます。
まずは主要工種の頻出材料に絞り、呼び名、標準材料名、メーカー品番を紐づけるところから始めるのが現実的です。
進め方は、次の順番で考えると整理しやすくなります。
1つ目は、対象工種を絞ることです。
軽鉄、ボード、床、天井、建具、設備など、会社によって扱う範囲は違います。最初から全工種を対象にするのではなく、発注件数が多い工種、読み替えミスが多い工種、ベテラン依存が強い工種を選びます。
2つ目は、実際の発注書から言葉を集めることです。
カタログから正式名称を拾うだけでは不十分です。工事店や現場担当者が実際に使っている言葉を集める必要があります。
たとえば、次のような情報を並べます。
- 発注書に書かれていた呼び名
- 社内で標準化したい材料名
- メーカー名
- メーカー品番
- サイズ、厚み、長さなどの識別情報
- 代替品や類似品との違い
- よく使う工種、部位
3つ目は、標準材料名のルールを決めることです。
材料名の表記ルールがないと、マスターの中でも表記ゆれが起きます。厚み、サイズ、材質、メーカー名をどの順番で書くか。略称を使うか。全角半角をどう扱うか。こうしたルールを最初に決めておくと、後から検索しやすくなります。
相談の中でも、材料名について「厚みやサイズの並び順、書き方を独自に決めて、なるべく統一感があるようにしている」という話がありました。
これは地味ですが、かなり大切です。
マスターは“登録件数”よりも、“探せること、読み替えられること、更新できること”を優先すべきです。
4つ目は、現場が使わない材料を出しすぎないことです。
材料マスターは多ければ多いほど便利、とは限りません。工事店によって扱う材料が違うため、不要な材料が大量に表示されると、かえって探しづらくなります。
そのため、工種別、取引先別、よく使う材料別に表示を切り替えられるようにする考え方が有効です。最初はExcel管理でも構いません。大事なのは、現場や事務担当者が迷わず選べる状態に近づけることです。
5つ目は、更新担当を「システム担当だけ」にしないことです。
材料マスターには、工事を分かる人の判断が必要です。一方で、工事を分かる人だけでは、データ構造や運用ルールまで設計しきれないこともあります。
工事を分かる人、受発注業務を分かる人、データを整理できる人を小さなチームにして進めることが重要です。
ここをシステム担当だけに任せると、現場の言葉が拾えません。逆に、現場担当だけで進めると、個人の経験則がそのまま表に並ぶだけになり、後から検索・更新しにくくなります。
実務では、まず次のような小さな表から始めると進めやすいです。
発注書の呼び名 | 標準材料名 | メーカー | 品番 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
現場で使われる略称 | 社内で統一する名称 | 主なメーカー | 正式品番 | サイズ・厚み・代替可否など |
最初は100件でも十分です。むしろ、最初から数千件を作ろうとするより、頻出100件を正確に整え、実際の発注処理で使ってみる方が前に進みます。
2割、3割でも自動で読み替えられる材料が増えれば、発注確認の負担は確実に下がります。
そして、読み替えられなかった言葉を追加していく。これを繰り返すことで、マスターは少しずつ実務に合ったものへ育っていきます。
まとめ
材料名の表記ゆれは、単なる入力ルールの問題ではありません。
発注書に書かれた言葉を、誰が、どのように、何の材料として判断しているのかを整理する問題です。
経験者が頭の中で読み替えているうちは、業務は回ります。ただ、その状態が続くと、新人が育ちにくくなり、発注処理が特定の人に偏りやすくなります。
発注業務を整えるうえで、最初から全建材を網羅する必要はありません。むしろ、そこを狙いすぎると運用が重くなります。
まずは、自社の主要工種と頻出材料から始めることです。
呼び名、標準材料名、メーカー品番を紐づける小さなマスターを作り、実際の発注業務で使いながら更新していく。
この進め方なら、Excel中心の会社でも始められます。将来的にシステム化する場合も、この整理ができているかどうかで、使いやすさが大きく変わります。
発注DXは、画面やツールを入れる前に、現場で使われている言葉をどう扱うかが土台になります。
材料名の表記ゆれを整えることは、受発注の効率化だけでなく、人が育つ業務環境をつくるための一歩です。
自社の材料マスターをどこから整えるか考えたい方へ
材料名の表記ゆれや発注業務の属人化は、会社ごとに原因が少しずつ違います。
Excelの発注書が多いのか、紙が残っているのか、自由入力のシステムを使っているのか。主要工種が軽鉄・ボードなのか、床や天井まで広いのか。まずは、自社で頻繁に使う材料と、読み替えが発生している言葉を見える化するところから始めるのがよいです。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。材料マスターや受発注業務の整理についても、「うちの場合は何から手をつけるべきか」という段階から一緒に考えられます。
無理な営業はいたしませんので、まだ方針が固まっていない段階でもご相談ください。
