九州を拠点に全国の測量・墨出し工事へ対応する10名弱の会社
九州に拠点を置く、10名弱の測量・墨出し工事会社があります。地元だけでなく、関東を含む全国の現場にも対応してきました。設計図の数値を床や柱へ正確に反映する技術を持ち、大規模な工事への参加実績もあります。
最近は若手社員が加わり、以前より施工を受けられる余力が生まれてきました。今後は公共工事を増やし、受注を安定させたいと考えています。
一方で、社長は今も現場に立っています。入札情報の収集や書類対応も社長自身が担っていました。
「入札関係は、今のところ自分が全部やっています」
施工できる人員は整いつつあるものの、案件を探して応募する事務機能が追いついていない状態です。
1週間で 15件の相談 がありました
- 8月27日配管工事会社東京都人材確保の相談
- 8月27日配管工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月27日外構工事会社大阪府人材確保の相談
- 8月27日外構工事会社熊本県業務効率化システムの相談
- 8月26日総合建築神奈川県業務効率化システムの相談
- 8月26日配管工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月26日電気設備工事会社兵庫県案件獲得の相談
- 8月24日総合建築京都府高卒採用の相談
- 8月24日電気設備工事会社岐阜県人材育成の相談
- 8月24日塗装工事会社福岡県人材確保の相談
- 8月24日空調設備工事会社兵庫県利益率向上の相談
- 8月23日外構工事会社栃木県人材育成の相談
- 8月22日解体工事会社山形県原価管理の相談
- 8月22日防水工事会社沖縄県人材育成の相談
- 8月22日総合土木神奈川県利益率向上の相談
- 8月21日リフォーム会社熊本県利益率向上の相談
- 8月21日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 8月21日空調設備工事会社神奈川県案件獲得の相談
- 8月21日工務店山口県高卒採用の相談
- 8月19日塗装工事会社兵庫県人材確保の相談
- 8月19日プラント工事会社千葉県協力会社探しの相談
- 8月19日解体工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月18日総合土木愛知県業務効率化システムの相談
- 8月18日電気設備工事会社京都府原価管理の相談
- 8月18日工務店東京都業務効率化システムの相談
- 8月17日塗装工事会社岐阜県利益率向上の相談
- 8月17日電気設備工事会社神奈川県人材育成の相談
- 8月17日外構工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月17日総合建築大阪府案件獲得の相談
- 8月16日内装工事会社京都府案件獲得の相談
社長が現場と入札対応を兼務し、応募できる案件の母数を増やせない状況
公共工事を増やすうえでの課題は、落札率だけではありません。そもそも入札情報を十分に確認できず、参加を検討する案件の母数が少なくなっています。
現場に出ている社長が、日中に継続して入札情報を探すのは簡単ではありません。見つけた案件についても、条件を確認し、必要書類を準備し、期限までに手続きを進める必要があります。
現在は一部の入札には対応できているものの、より広い公共案件まで手を伸ばすには、バックオフィスの負荷が大きい状況でした。
入札は、案件を見つけなければ参加できません。参加件数が増えなければ、受注件数も増やしにくくなります。
これは営業力や施工力とは少し違う問題です。公共工事を受けられる技術や人員があっても、情報収集と事務対応が社長一人に集中していれば、受注機会を取りこぼしやすくなります。
施工余力が増えた一方で、入札を支える建設事務の役割が空席のままという構造
この会社では、新しい人材が加わったことで、公共工事が増えても施工面では対応できる見通しがありました。それでも入札への参加を増やせない背景には、現場側の供給力と、案件を獲得する事務力が別々に動いていることがあります。
社長が担っているのは経営だけではありません。現場対応に加え、取引先との調整や入札関係の実務も重なっています。案件が忙しいほど、将来の受注につながる情報収集は後回しになりやすくなります。
建設事務の担当者を置く案はあるものの、「どのような人を、どの程度の条件で採ればよいのか」というイメージが固まっていませんでした。知人や横のつながりを通じて手伝える人を探す選択肢はあっても、任せる業務の範囲が曖昧なままでは採用判断も難しくなります。
「人を採るか、外へ頼むか」を先に決めるのではなく、社長が抱えている入札業務の中身を先に見える化する必要があります。
入札対応をひとまとめにすると、社長にしかできない仕事が多いように見えます。しかし、実際には経営判断が必要な業務と、定型的に進められる事務業務が混在しています。この混在が、業務を他の人へ渡しにくくしている要因です。
入札業務を判断と作業に分け、採用とBPOを業務量に応じて選ぶ体制づくり
最初に取り組みたいのは、入札業務の棚卸しです。直近数カ月の動きを振り返り、社長が何をしているかを書き出します。
例えば、次のように分けると整理しやすくなります。
- 入札情報を探す
- 対象案件を一覧にする
- 参加条件や提出期限を確認する
- 必要書類を準備する
- 自社で対応できる工事か判断する
- 参加するかどうかを決める
- 提出状況と結果を管理する
このうち、施工体制や採算を踏まえた参加判断、最終承認は社長が担う必要があります。一方、情報収集、案件一覧の更新、期限管理、定型書類の準備などは、建設事務の担当者や外部のBPOへ切り出せる可能性があります。
社長が残すべきなのは「どの案件を取りにいくか」という判断であり、「案件を見つけて書類をそろえる作業」まで抱え続ける必要はありません。
採用とBPOを選ぶ判断軸
建設事務人材を採用するか、外部へ業務を委託するかは、費用だけでなく業務量と立ち上げ速度で判断します。
社内採用が合いやすいのは、入札以外にも経費精算や書類管理など、日常的に任せたい業務が一定量ある場合です。社内事情を理解し、長期的にバックオフィスを担う人材が必要なら、採用する意味が大きくなります。
一方、入札関連の業務量がまだ読めない場合や、採用前に必要な業務量を確かめたい場合は、BPOが選択肢になります。必要な範囲から始めやすく、社長が何を手放せるかも確認できます。
判断の目安は次のとおりです。
- 毎日一定量の事務があり、社内業務も広く任せたい場合は採用
- 入札対応を中心に、必要な業務から早く切り出したい場合はBPO
- 将来の採用を見据え、先に業務手順を整えたい場合はBPOからの開始
どちらか一方に固定する必要はありません。外部へ委託して業務量と手順を把握し、その後に社内担当者を採用する進め方もあります。
継続的に入札へ参加する運用
担当者を置くだけでは、入札への参加は安定しません。社長と事務担当の間で、確認の流れを決めておくことが大切です。
実務上は、次のような役割分担が考えられます。
- 事務担当が入札情報を定期的に収集する
- 条件、期限、工事概要を一覧にまとめる
- 社長が参加可否と優先順位を判断する
- 事務担当が必要書類と期限を管理する
- 社長が最終確認を行う
案件一覧には、発注者、工事内容、場所、期限、参加条件、対応状況を記録します。社長が一から情報を探すのではなく、判断に必要な情報だけを確認できる形にするのがポイントです。
入札事務の目的は社長を完全に外すことではなく、社長の時間を「探索と作業」から「判断」へ移すことです。
まずは一部の発注機関や案件区分に対象を絞り、小さく運用を始めても構いません。情報収集件数、参加を検討した件数、実際の参加件数を記録すれば、事務体制を置いた効果も確認しやすくなります。
まとめ
公共工事の受注を増やすには、施工力だけでなく、入札情報を継続的に拾って応募につなげる事務体制が必要です。
今回の会社では、人材が加わって施工余力が生まれた一方、現場に出る社長が入札業務まで抱えていました。そのため、受けられる工事があっても、案件を十分に探せない状態になっていました。
整理の順番は明確です。
- 社長が担う入札業務を書き出す
- 経営判断と定型作業を分ける
- 社内で持つ業務と外部へ出せる業務を決める
- 業務量と立ち上げ速度から採用かBPOかを選ぶ
- 情報収集から参加判断、書類対応までの流れを定着させる
公共工事を増やす第一歩は、落札方法を考えることだけではなく、継続して入札へ参加できる会社の運用をつくることです。
自社に合う入札事務の分担から整理したい方へ
入札業務は会社によって、対象とする発注者、案件数、社内の人員、社長の現場関与が異なります。そのため、最初から採用かBPOかを決めるより、自社では何を社内に残し、どこまで外部へ任せられるかを整理することが先です。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場、組織、原価、デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。入札関連業務の棚卸しや建設事務体制についても、「うちの場合はどう分けるべきか」「何から整理すればよいかわからない」という段階から一緒に考えられます。
ものづくりに集中できる環境を整えるための、次の整理先としてご活用ください。状況を伺ったうえで必要な選択肢を整理するため、無理にサービスをおすすめすることはありません。
