北関東の15名弱の専門工事会社で、社長が有給管理・原価管理・台帳活用まで見ている状態
北関東で防水・塗装系の専門工事を手がける、15名弱の会社の話です。社会保険に入っている社員は十数名。職人が中心で、現場管理を担う人が数名います。
会社としては、無理に人数を増やして一気に拡大するより、今いる人のレベルを上げながら、内勤体制を少しずつ整えたい段階です。
社長の言葉で印象的だったのは、次の一言でした。
「結局、内勤的なものを自分がやってるんだよね」
給与や税務まわりは、社労士や税理士に任せています。そこは外部に出せています。一方で、有給が何日残っているか、工事ごとの原価がどうなっているか、既存の台帳をどう使うかといった“日々の管理”は社長に残っている状態です。
ここで大事なのは、いきなり立派なDXツールを入れることではありません。事務員を採用すれば自然に解決する、という話でもありません。
まず必要なのは、社長が抱えている内勤業務を見える化し、誰に渡せる仕事なのかを切り分けることです。
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- 7月16日外構工事会社東京都
- 7月16日塗装工事会社大阪府
- 7月16日内装工事会社群馬県
- 7月16日総合建築岐阜県
- 7月15日工務店東京都
- 7月15日内装工事会社神奈川県
- 7月15日塗装工事会社奈良県
- 7月15日内装工事会社鳥取県
- 7月14日配管工事会社高知県
- 7月14日配管工事会社広島県
- 7月14日防水工事会社神奈川県
- 7月12日配管工事会社京都府
- 7月12日ビルメンテナンス佐賀県
- 7月12日リフォーム会社茨城県
- 7月11日総合建築福島県
- 7月11日総合土木大阪府
- 7月11日造園会社愛知県
- 7月11日外構工事会社茨城県
- 7月10日電気設備工事会社京都府
- 7月8日総合土木愛知県
- 7月8日工務店山形県
- 7月8日外構工事会社群馬県
- 7月6日工務店兵庫県
- 7月6日電気設備工事会社神奈川県
- 7月6日防水工事会社東京都
- 7月5日塗装工事会社神奈川県
- 7月5日プラント工事会社福島県
- 7月5日リフォーム会社東京都
- 7月5日総合土木福井県
- 7月4日外構工事会社千葉県
事務員が欲しいのではなく、社長が何を手放せばいいかが決まっていないこと
この会社では「建設事務の人が欲しい」という話が出ていました。ただ、詳しく聞くと、まだ求人を本格的に出しているわけではありません。過去には派遣を使うこともあり、一般的な入力業務ができる人なら来るイメージはある。けれど、建設事務として任せられる人はなかなか見つからない。
この感覚は、多くの専門工事会社に近いと思います。
パソコンができる人は採れるかもしれない。でも、建設業の台帳、原価、現場の流れ、外注費、労務、安全書類、有給管理まで分かって動ける人は少ない。だから社長が「教えるくらいなら自分でやった方が早い」となりやすいです。
さらに、社員の多くは現場上がりです。
「パソコンできないのも半分以上いる」
「とりあえず何からやらせていいかがわからない」
この状態で、現場管理者にいきなり原価管理や台帳入力を任せても、うまく回りません。本人たちの能力の問題ではなく、任せる業務の粒度が粗すぎるからです。
たとえば「原価管理をやっておいて」では動けません。
一方で、次のように分ければ動きやすくなります。
- 材料を買ったら、当日中に金額と現場名をメモする
- 外注が入った日は、人数と作業内容を残す
- 追加工事が出たら、写真と一緒に社長へ共有する
- 工事が終わったら、予定原価との差を確認する
事務体制づくりの最初の課題は、人を採ることではなく、社長の頭の中にある管理業務を“人に渡せる単位”まで小さくすることです。
現場上がりの社員にパソコン業務を任せにくく、既存のExcelや台帳も社長しか使い切れていないこと
この会社には、すでにExcelで原価や利益率を見る仕組みがあります。台帳もあります。つまり、何もないわけではありません。
ただ、社長の言葉にあるように、問題は「台帳はあるんだけれども、それを活用してやる」部分です。
建設業では、ここが一番詰まりやすいです。
Excel表がある。台帳もある。過去の工事データもある。けれど、入力ルールが曖昧で、誰がいつ更新するかが決まっていない。結果として、社長が最後にまとめて見る。数字が遅れて上がる。管理というより、確認作業になります。
また、社長自身はお金の管理を手放すつもりはありませんでした。
「自分はお金の管理とかはしなくちゃならない」
これは自然な判断です。中小の専門工事会社では、資金繰り、入金、支払い、粗利の最終判断は社長が持つべき領域です。無理に全部を事務員へ渡す必要はありません。
整理すべきなのは、社長が最終判断として見る仕事と、社長が毎回入力・確認まで抱えている仕事を分けることです。
たとえば、有給管理は社長が最終確認する必要はあっても、残日数の更新まで社長が毎回やる必要はありません。原価管理も、利益の最終判断は社長が持つべきですが、材料費・外注費・労務の一次入力まで社長が抱える必要はありません。
この違いを分けないまま「事務員が欲しい」と考えると、採用後にこうなります。
- 何を任せるか決まっていない
- 事務員が社長に毎回確認する
- 社長の説明時間が増える
- 結局、社長が見直す
- 「やっぱり自分でやった方が早い」に戻る
既存のExcelや台帳を活かすなら、ツール選びより先に、入力する人・確認する人・判断する人を決めることが先です。
社長の内勤業務を、建設事務・現場管理者・外部専門家に分けて渡すこと
事務体制を整える第一歩は、社長の内勤業務を3つに分けることです。
「事務員に任せる業務」「現場管理者に分担する業務」「外部専門家に任せる業務」を分けると、採用も教育も進めやすくなります。
まず、建設事務に任せやすいのは、定型化できる管理です。
- 有給残日数の更新
- 勤怠情報の整理
- 請求書・領収書・納品書の回収状況チェック
- 工事台帳への基本情報入力
- 現場別フォルダや書類の整理
- 社長確認前の数字の下準備
ここは、建設業経験者でなくても育てやすい領域です。最初から「原価管理ができる人」を探すより、決まったルールに沿って台帳を更新できる人を採る方が現実的です。
次に、現場管理者に分担するのは、現場でしか分からない情報です。
- その日に入った外注人数
- 材料の追加発注
- 予定外の手直し
- 追加工事の発生
- 工程のズレ
- 写真やメモで残すべき現場状況
現場管理者にいきなりExcelを触らせる必要はありません。パソコンに不慣れな人が多いなら、最初は紙でも、スマホのメモでも構いません。大事なのは、現場で発生した原価の種を、その日のうちに残すことです。
最後に、外部専門家に任せる領域です。給与計算、社会保険、税務申告などは、すでに外部へ任せている会社も多いはずです。この会社もそうでした。
ここで見直したいのは、外部へ任せる範囲ではなく、外部へ渡す前の社内情報の整え方です。
たとえば、勤怠や有給の元データがバラバラだと、社労士に渡す前に社長が整えることになります。経費や請求情報が工事別にまとまっていないと、税理士に渡す前に社長が確認することになります。
外部専門家に任せているのに社長が忙しい場合、外注先の問題ではなく、社内で集める情報の入口が整っていないことが多いです。
最初に整える管理項目は、欲張らずに次の4つで十分です。
- 有給残日数
- 工事別の材料費
- 工事別の外注費
- 工事別の追加・変更事項
この4つが毎週更新されるだけで、社長の確認はかなり軽くなります。
運用はシンプルで構いません。
- 毎日：現場管理者が材料・外注・追加事項を残す
- 週1回：事務担当がExcelまたは台帳に転記する
- 週1回：社長が数字と抜け漏れだけ確認する
- 月1回：工事別の粗利と有給残日数を確認する
ポイントは、完璧な仕組みを作ろうとしないことです。
最初のゴールは、社長が入力者ではなく確認者になることです。ここまで来ると、次に事務員を採るべきか、現場管理者にもう少し任せるべきか、Excelのままでよいか、専用ツールを入れるべきかが判断しやすくなります。
まとめ
社長が内勤業務を抱えている会社では、「事務員を採るか」「DXツールを入れるか」という話になりがちです。
ただ、現場上がりの社員が多く、パソコンに不慣れな人もいる会社では、順番を間違えると社長の説明と確認が増えてしまいます。
まずやるべきことは、社長の業務棚卸しです。
有給管理、原価管理、台帳入力、書類整理、外部専門家への共有。この中で、社長が本当に持つべきなのは最終判断です。入力や整理まで社長が持ち続ける必要はありません。
既存のExcelや台帳があるなら、それを捨てる必要もありません。最初は、今あるものを使いながら、誰が、いつ、何を入れるかを決めるだけで十分です。
現場管理者には、現場でしか分からない情報を残してもらう。事務担当には、定型的な入力と整理を任せる。社長は、週次・月次で確認する。
この形ができると、社長の時間は少しずつ戻ります。そして、会社として次に人を採るべきか、教育を進めるべきか、デジタル活用に進むべきかも見えやすくなります。
内勤体制づくりは、大きな改革ではなく、社長が毎週抱えている小さな確認作業を一つずつ手放すところから始まります。
自社の内勤業務をどこから手放すか整理したいときに
「うちも台帳はあるけれど、結局社長が見ている」「事務員を採る前に、何を任せるべきか分からない」という段階でも、整理できることはあります。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。内勤業務の棚卸し、建設事務に任せる範囲、現場管理者との分担、Excelや台帳の運用づくりまで、会社の今の状態に合わせて一緒に考えます。
無理な営業はいたしませんので、「うちの場合は何から整理すべきか」を確認する場としてご活用ください。
