社員数は多くなくても、協力会社を含めると現場情報は一気に見えにくくなる
関西圏の内装系専門工事会社で、社員は10名未満。自社の管理担当者と職人に加えて、現場ごとに協力会社や応援の職人が入る体制です。
この規模感では、会社の人数だけを見ると「そこまで大きな仕組みはいらない」と感じることもあります。実際、毎日顔を合わせる社員だけなら、電話やLINE、Excelでも何とか回ります。
ただ、現場が複数になり、協力会社が入り、誰がどこに出ているか、どこまで終わっているか、資材が足りるかを追い始めると話は変わります。
担当者からは、こんな言葉がありました。
「下請けや応援まで何十人も見るなら、こういう仕組みは便利ですよね」
社員数が少ない会社でも、管理する現場・人・資材・原価が増えると、情報共有は社長の記憶だけでは追いきれなくなります。
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- 7月10日電気設備工事会社京都府
- 7月8日総合土木愛知県
- 7月8日工務店山形県
- 7月8日外構工事会社群馬県
- 7月6日工務店兵庫県
- 7月6日電気設備工事会社神奈川県
- 7月6日防水工事会社東京都
- 7月5日塗装工事会社神奈川県
- 7月5日プラント工事会社福島県
- 7月5日リフォーム会社東京都
- 7月5日総合土木福井県
- 7月4日外構工事会社千葉県
- 7月2日防水工事会社茨城県
- 6月30日ビルメンテナンス北海道
- 6月30日ビルメンテナンス福岡県
- 6月29日総合建築千葉県
- 6月29日総合建築東京都
- 6月28日配管工事会社富山県
- 6月27日リフォーム会社山口県
- 6月27日内装工事会社大阪府
- 6月26日塗装工事会社秋田県
- 6月26日配管工事会社三重県
- 6月26日工務店宮崎県
- 6月25日内装工事会社長野県
- 6月23日プラント工事会社神奈川県
- 6月23日外構工事会社岐阜県
- 6月19日空調設備工事会社兵庫県
- 6月19日総合建築鳥取県
- 6月19日配管工事会社東京都
- 6月18日総合土木東京都
進捗・出面・資材不足の連絡が電話やLINEに散らばると、社長が毎回確認する状態になる
現場情報が散らばる会社では、社長や担当者が「確認する側」に回り続けます。
たとえば、現場の進捗です。
「今、どこまで終わっているのかが分からない。社長が聞かないと言わない」
こうなると、毎日の確認が社長の仕事になります。社員や応援会社に「今日どこまで終わった？」「明日は誰が入る？」「材料は足りる？」と聞き続ける状態です。
資材の連絡も同じです。
「ボードが足りなくなりそうです」と電話で言われても、移動中や別の対応中だと、発注が後回しになります。LINEで届いても、別件のやり取りに埋もれることがあります。
その結果、起きやすいのは次のようなことです。
- 誰がどの現場に出ているか、社長しか分からない
- 協力会社の稼働状況が一覧で見えない
- 資材不足の連絡が電話やLINEに残り、発注漏れが起きる
- 経費報告がメール、LINE、紙に分かれる
- 現場ごとの粗利や進捗が後追いになる
問題は、情報がないことではありません。情報の置き場所がバラバラで、確認する人に負担が寄っていることです。
現場ごとに必要な情報が違うため、既製アプリを入れるだけでは足りないことがある
情報共有が難しい理由は、建設会社ごとに見たい情報が違うからです。
ある会社では、現場ごとの粗利率を見たい。受注時の予算に対して、材料費や外注費がどれくらい使われているかを把握したい。別の会社では、出面と勤怠だけ分かればよい。さらに別の会社では、資材不足の相談を漏らさないことが最優先になります。
実際に整理された画面例では、次のような情報を一つの仕組みにまとめていました。
- 現場ごとの進捗状況
- 材料費、原価、予算に対する消化状況
- 現場ごとの粗利率
- どの協力会社が入っているか
- 今日誰が出勤しているかという出面
- 勤怠、退勤、位置情報
- 経費報告
- 今月以降の現場カレンダー
- 資材不足や相談事項の報告
一方で、世の中にある勤怠管理アプリは、自社社員だけを対象にしていることもあります。協力会社や一人親方まで含めて出面を見たい場合、契約や利用範囲が合わないことがあります。
また、社長が「このシステムを入れたい」と思っても、現場で使う人がスマホを持っていない、入力に慣れていない、年齢層的に操作が難しい、ということもあります。
ツール選びの前に、自社では誰が入力し、誰が確認し、どの情報が漏れると困るのかを決める必要があります。
最初に入力項目を増やすのではなく、社長が毎回聞いている情報から一元化する
情報共有を整えるときは、機能を増やすより先に、社長や担当者が日々聞いていることを書き出すのが近道です。
出発点はシンプルで構いません。
「今日、誰がどこの現場に出ているか」 「現場はどこまで進んだか」 「明日までに必要な資材はあるか」 「協力会社は何人入っているか」 「経費はどの現場に紐づくか」
この5つだけでも、日々の確認はかなり減ります。
たとえば、現場側の入力画面は複雑にしすぎない方が使われます。職人や現場担当者には、打刻と日報、相談事項だけを出す。社長や管理担当者には、現場別の進捗、出面、協力会社、資材相談、粗利を一覧で見せる。見る人によって画面を分ける考え方です。
資材不足の連絡も、電話だけにしない形にできます。
「相談あり」を押して、「ボードが足りません」と入れる。社長や担当者が確認し、「発注しておきます」「何時に届きます」と返す。会話が一つの場所に残れば、聞いた・聞いていないが減ります。
判断軸は、次の順番で考えると整理しやすくなります。
- 社長や担当者が毎日聞いている情報は何か
- 聞き漏れたときに、発注漏れ・手待ち・追加経費につながる情報は何か
- 現場側が無理なく入力できる項目はどこまでか
- 協力会社にも入力してもらう必要があるか
- 既製ツールで足りるか、自社用に組み合わせる必要があるか
既製ツールで足りる会社もあります。自社社員の勤怠だけ、現場予定だけ、写真管理だけなら、既存アプリの方が早く安く始められることもあります。
一方で、出面、日報、資材相談、協力会社の稼働、現場カレンダー、粗利管理をまとめて見たい場合は、自社の業務に合わせた仕組みを検討する価値があります。
大切なのは、システムを入れることではなく、社長が毎回確認している情報を、現場から自然に上がる形へ変えることです。
まとめ
現場の情報共有は、会社が大きくなってから考えるものではありません。
社員数が少なくても、協力会社が入り、現場が複数になり、資材や経費や粗利を見始めると、情報はすぐに散らばります。
電話、LINE、Excel、口頭が悪いわけではありません。小回りが利くからこそ、現場では使いやすい面があります。ただ、社長や担当者が毎回探しにいく状態になると、確認の手間と漏れが積み重なります。
まずは、いきなり大きな仕組みを作る必要はありません。
社長が毎日聞いていること、聞き漏れると困ること、現場側が入力できること。この3つを棚卸しするだけで、共有の形はかなり見えてきます。
そのうえで、既製ツールで足りるのか、自社の業務に合わせて日報・出面・資材相談・現場カレンダー・粗利管理を一元化するのかを判断していくのが現実的です。
うちの現場情報はどこから整えるべきかを整理したい方へ
現場ごとの進捗、出面、資材不足、経費報告、協力会社の稼働状況は、会社ごとに必要な見え方が違います。
「今のLINEとExcelでどこまで続けるべきか」「既製ツールで足りるのか」「自社用の仕組みを作るほどなのか」がまだ見えていない段階でも、まずは業務の棚卸しから始めることができます。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場・採用・組織・原価・デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。ものづくりに集中できる建設業界へ向けて、現場情報の整え方も一緒に考えます。
無理な営業はいたしませんので、「うちの場合は何から整理すべきか」を確認したい段階でも、お気軽にご相談ください。
