取引先ごとに運用が異なり、市販システムを入れても手入力が残る関東圏の内装工事会社
関東圏で内装工事を手がけるある会社では、積算や発注、資材管理などのデジタル化を進めたい一方、市販システムでは自社の実務に合い切らないことが悩みになっていました。
たとえば、ある発注システムでは、同じ仕入先へまとめて発注すれば納品書や材料費を一括で管理できます。しかし、複数の仕入先に発注が分かれると、結局は手入力が必要になります。
元請けによって使用するシステムや提出形式が異なることも、専門工事会社では珍しくありません。積算条件も現場ごとに違い、「ここはこの仕様で拾う」「この取引先では材料寸法を変える」といった細かなルールがあります。
相談者から出たのは、次のような率直な言葉でした。
「市販のものを使っても、結局こちらで打ち込む作業が残るんですよね」
建設会社のシステム選びでは、機能の多さよりも、自社固有の手入力や確認作業をどこまで減らせるかが重要です。
1週間で 15件の相談 がありました
- 8月26日総合建築神奈川県業務効率化システムの相談
- 8月26日配管工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月26日電気設備工事会社兵庫県案件獲得の相談
- 8月24日総合建築京都府高卒採用の相談
- 8月24日電気設備工事会社岐阜県人材育成の相談
- 8月24日塗装工事会社福岡県人材確保の相談
- 8月24日空調設備工事会社兵庫県利益率向上の相談
- 8月23日外構工事会社栃木県人材育成の相談
- 8月22日解体工事会社山形県原価管理の相談
- 8月22日防水工事会社沖縄県人材育成の相談
- 8月22日総合土木神奈川県利益率向上の相談
- 8月21日リフォーム会社熊本県利益率向上の相談
- 8月21日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 8月21日空調設備工事会社神奈川県案件獲得の相談
- 8月21日工務店山口県高卒採用の相談
- 8月19日塗装工事会社兵庫県人材確保の相談
- 8月19日プラント工事会社千葉県協力会社探しの相談
- 8月19日解体工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月18日総合土木愛知県業務効率化システムの相談
- 8月18日電気設備工事会社京都府原価管理の相談
- 8月18日工務店東京都業務効率化システムの相談
- 8月17日塗装工事会社岐阜県利益率向上の相談
- 8月17日電気設備工事会社神奈川県人材育成の相談
- 8月17日外構工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月17日総合建築大阪府案件獲得の相談
- 8月16日内装工事会社京都府案件獲得の相談
- 8月15日リフォーム会社熊本県高卒採用の相談
- 8月15日工務店宮城県案件獲得の相談
- 8月15日リフォーム会社群馬県協力会社探しの相談
- 8月14日電気設備工事会社愛媛県業務効率化システムの相談
現場別原価から発注まで一度に盛り込むほど、目的がぼやけるシステム開発
自社専用に作るとなると、現場別原価、勤怠、経費、資材、発注、案件進捗など、日頃の不便をまとめて解消したくなります。必要な機能を自由に追加できることは、フルオーダー開発の強みです。
一方で、「できること」を起点に要望を増やすと、開発範囲も運用負担も膨らみます。高機能なシステムを導入しても、入力そのものが減らなければ、従来の紙や表計算が新しい画面に置き換わるだけになりかねません。
実際に紹介された別の工事会社向けシステムには、次のような機能がありました。
- 現場別の原価と粗利の確認
- 勤怠・出面管理
- 経費申請と承認
- 資材の保有状況の管理
- 案件進捗の確認
- 問題がある現場へのアラート
紙のファイルで管理していた会社にとっては、情報を一つに集約できるだけでも効果があります。しかし、別の会社では勤怠確認の電話を減らすことが主目的だったため、案件管理や経費申請までは入れず、必要な機能に絞っていました。
位置情報を使った勤怠も、精度や現場での受け止め方を検討した結果、不要と判断される場合があります。技術的に追加できる機能でも、実務上の価値があるとは限りません。
「何を作れるか」ではなく、「どの作業を、何時間減らしたいか」から範囲を決めないと、使わない機能が増えていきます。
取引先別の条件と事務担当者への依存が、パッケージ導入だけでは解消しにくい構造
市販システムが完全には合わない背景には、建設業務の標準化しにくさがあります。
内装工事の積算では、同じ工種でも建物や取引先によって拾い方が変わります。図面を外部へ渡す場合にも、積算条件を細かく指定し、戻ってきた結果を自社で確認しなければなりません。
規模の大きな物件では、数量の拾い出しだけで1週間ほどかかることもあります。外部へ依頼しても、納品まで時間がかかり、完成したフロアから順番に受け取るような運用になる場合があります。作業を外へ出しても、条件整理と確認の負担は残ります。
勤怠や経費でも同じです。協力会社の出勤日数を毎回電話で確認したり、領収書の写真を受け取った事務担当者が転記し、社長が承認したりしていると、特定の人に業務が集中します。
担当者が急に退職し、社長を含めて誰も管理方法を把握できなくなった例もありました。これは単にデジタル化が遅れているという話ではありません。業務ルールが担当者の頭の中にあり、入力方法や確認基準が共有されていないことが、属人化の本体です。
パッケージ製品は、多くの会社が使えるように設計されています。そのため、自社や取引先特有のルールまで対応しようとすると、別の表計算への転記や二重入力が残ります。
反対に、すべてを自社開発すればよいとも限りません。表計算だけで十分に管理できる業務もあれば、既存アプリを組み合わせたほうが早い業務もあります。
パッケージか自社開発かの二択ではなく、業務ごとに最も小さな解決手段を選ぶ視点が必要です。
削減時間と連携可否を基準に、既存ツールから段階的に試す進め方
システムの範囲は、まず現在の作業を分解してから決めます。最初に整理したいのは、次の項目です。
整理項目 | 確認する内容 |
|---|---|
対象業務 | 積算、勤怠、経費、資材、発注など、何を扱うか |
現在の作業 | 誰が、何を見て、どこへ入力しているか |
作業時間 | 1回と1カ月当たりで何時間かかっているか |
発生頻度 | 毎日、毎週、現場ごとなど、どれくらい繰り返すか |
ミスと手戻り | 転記ミス、計算違い、確認漏れがどこで起きるか |
属人化 | 担当者が不在でも別の人が処理できるか |
連携可否 | 現在のツールにAPIやCSV出力があるか |
削減可能時間 | 導入後にどれだけ作業を減らせそうか |
毎日1時間かかる作業を減らせるなら、月では20時間前後の余力になります。一方、年に数回しか発生しない作業であれば、専用開発よりも既存ツールを使ったほうが合理的な場合があります。
優先順位は、不便の大きさではなく「削減できる時間」「ミスの影響」「属人化の強さ」「発生頻度」で決めます。
そのうえで、解決手段を四つの段階で比較します。
1．既存ツールをそのまま使う
勤怠や経費申請など、業務ルールを既存サービスに合わせられる領域では、パッケージ導入が向いています。導入が早く、保守も自社で抱えずに済みます。
ただし、導入前に「この機能があるか」だけでなく、入力した情報をCSVで取り出せるか、別システムへ渡せるかまで確認しておくことが大切です。
2．既存ツールをAPIやCSVでつなぐ
発注、原価、勤怠などで既に使っているサービスがある場合、全面的に作り直す前に連携を検討します。APIが用意されていれば、入力済みの情報を別の画面へ反映できる可能性があります。
たとえば、発注データを現場別原価へ自動反映できれば、同じ材料費を再入力する作業を減らせます。ただし、すべてのシステムが外部連携に対応しているわけではありません。
既存システムを選ぶ段階で、APIの有無、CSV出力、データの所有権を確認しておくと、将来の拡張余地が残ります。
3．表計算や簡易アプリで最小機能を作る
既存ツールでは合わないものの、利用人数や対象業務が限られている場合は、表計算や簡易なWebアプリから始める方法があります。
たとえば、協力会社の出勤日数を確認する電話が負担なら、最初は出面入力と集計だけを作ります。経費、案件進捗、資材管理まで一度に入れる必要はありません。
現場で使う端末も判断材料です。スマートフォンへアプリを入れる形がよいのか、機種を問わずブラウザで開ける形がよいのかによって、使いやすさや管理方法が変わります。
4．フルオーダーで自社システムを作る
自社独自の積算条件や取引先別の運用が競争力に直結し、既存ツールでは大きな手作業が残る場合は、フルオーダー開発が候補になります。
ただし、積算のように誤差が利益へ直結する業務は、最初から完全自動化を目指すよりも、対象とする図面や仕様を限定し、人が確認できる形で試すほうが現実的です。AIを使う場合も、過去の図面、拾い方のルール、取引先ごとの条件を整理しなければ、安定した結果は得にくくなります。
まず一部の現場や工種で試し、次の点を確認します。
- 実際に作業時間が減ったか
- 入力や確認が別の人でもできたか
- 計算や転記のミスが減ったか
- 現場側が無理なく使えたか
- 次に追加すべき機能が明確になったか
最小機能で効果を確認し、使われた機能だけを拡張することが、過剰開発を避ける基本です。
まとめ
建設会社の業務システムは、市販パッケージかフルオーダー開発かを最初に決めるものではありません。業務を分解し、現在の作業時間、ミス、属人化、削減可能時間から手段を選ぶほうが整理しやすくなります。
判断の順番は、次のようになります。
- 既存ツールで業務を合わせられないか
- APIやCSVで現在のシステムをつなげられないか
- 表計算や簡易アプリで対象業務だけ試せないか
- 独自性が高く、十分な削減効果が見込める部分だけ自社開発できないか
現場別原価、勤怠、経費、資材、発注、案件進捗を一つに集約できれば便利です。ただし、すべてを最初から盛り込む必要はありません。
自社システムの価値は、機能の数ではなく、現場と事務の手作業をどれだけ確実に減らせるかで決まります。
自社に必要な機能と作らなくてよい機能を整理するために
「市販システムでは合わないが、自社開発するほどなのか判断できない」「やりたいことが多く、どこから手を付けるべきか分からない」という段階では、現在の業務を一度並べてみるだけでも優先順位が見えてきます。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の業務整理から、既存ツールの活用、API連携、簡易開発、デジタル活用の進め方までを横断して整理し、実行を支援しています。システム導入を前提にするのではなく、現状の運用で残す部分と変える部分を一緒に検討できます。
無理にサービス導入を勧めることはありません。「うちの場合はどこまで作るべきか」を整理したい段階から、気軽にお声がけください。
