採用事務や書類管理を手放したい一方、事務員一人分の仕事はまだ安定していない会社の現在地
東海地方のある小規模な専門工事会社では、求人媒体の更新、応募者情報の整理、ホームページの修正依頼、契約書の管理といった事務業務を社長が抱えていました。
採用ページや求人票のたたき台はすでにあります。しかし、作成後の更新や関係先との連絡が止まり、せっかく用意したものを十分に動かせていません。
社長から出たのが、次の言葉です。
「事務員を雇って、任せた方がいいのかな」
一方で、実際の作業量を考えると、毎日一人分の仕事があるわけではありません。社長の感覚では、慣れれば月10時間に満たない可能性もありました。正社員を採用すれば、給与だけでなく、加入要件に応じた社会保険などの固定的な負担も生じます。
「面倒くさがらなければ、自分でもできる。でも本当は何もやりたくない」という本音もありました。
この状態で考えるべきなのは、単純に雇うか外注するかではありません。まず、社長が抱えている事務を「判断する仕事」と「決められた手順で処理する仕事」に分ける必要があります。
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- 8月24日総合建築京都府高卒採用の相談
- 8月24日電気設備工事会社岐阜県人材育成の相談
- 8月24日塗装工事会社福岡県人材確保の相談
- 8月24日空調設備工事会社兵庫県利益率向上の相談
- 8月23日外構工事会社栃木県人材育成の相談
- 8月22日解体工事会社山形県原価管理の相談
- 8月22日防水工事会社沖縄県人材育成の相談
- 8月22日総合土木神奈川県利益率向上の相談
- 8月21日リフォーム会社熊本県利益率向上の相談
- 8月21日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 8月21日空調設備工事会社神奈川県案件獲得の相談
- 8月21日工務店山口県高卒採用の相談
- 8月19日塗装工事会社兵庫県人材確保の相談
- 8月19日プラント工事会社千葉県協力会社探しの相談
- 8月19日解体工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月18日総合土木愛知県業務効率化システムの相談
- 8月18日電気設備工事会社京都府原価管理の相談
- 8月18日工務店東京都業務効率化システムの相談
- 8月17日塗装工事会社岐阜県利益率向上の相談
- 8月17日電気設備工事会社神奈川県人材育成の相談
- 8月17日外構工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月17日総合建築大阪府案件獲得の相談
- 8月16日内装工事会社京都府案件獲得の相談
- 8月15日リフォーム会社熊本県高卒採用の相談
- 8月15日工務店宮城県案件獲得の相談
- 8月15日リフォーム会社群馬県協力会社探しの相談
- 8月14日電気設備工事会社愛媛県業務効率化システムの相談
- 8月13日防水工事会社三重県協力会社探しの相談
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- 8月12日プラント工事会社大阪府協力会社探しの相談
社長の代わりを求めるほど、事務員と外注先の役割が曖昧になる状態
社長が求めていたのは、パソコン作業を代行する人だけではありませんでした。止まっている求人施策を見つけ、自分では思いつかない提案を出し、関係先と調整しながら実行まで進める役割です。
ところが、その役割を「事務員」という一つの言葉にまとめると、必要な人材像が見えにくくなります。
たとえば、次の業務は同じ事務でも性質が異なります。
- 求人媒体の掲載内容を決める
- 決めた求人票を各媒体へ反映する
- 応募者を確認し、面談するか判断する
- 応募者情報を一覧に整理する
- 社員インタビューの公開可否を判断する
- 承認済みの文章や写真を制作会社へ送る
- 契約書を整理し、所定の相手へ送付する
掲載内容や採用条件を決める仕事には、会社の方針と採用に関する知識が必要です。一方、承認済みの原稿を反映する仕事は、手順が整っていれば外部の実務担当者でも進められます。
社員を雇うか外注するかを先に決めると、「考えて動いてほしい仕事」と「指示どおりに進めてほしい仕事」が混ざり、費用と成果が見合いにくくなります。
丸投げしたつもりでも、外注先から確認が来るたびに社長の手が止まることもあります。反対に、高い専門性を期待して依頼したのに、実際には既存資料の転記や更新が中心だったということも起こります。
仕事量ではなく「面倒だから任せたい」が採用判断の出発点になっていたこと
事務員を採用したくなるきっかけは、必ずしも事務量の増加ではありません。この会社でも、背景にあったのは、複数の求人媒体や制作会社との連絡を社長自身が続ける煩わしさでした。
求人媒体ごとに内容が異なり、更新が必要なものもあります。応募が入れば、情報を整理して社長へつなぐ必要があります。社員インタビューを掲載するなら、本人への確認や写真の用意も欠かせません。
一つひとつは難しくなくても、現場や経営判断の合間に対応するには細かすぎる仕事です。そのため、社長の頭の中では「全部まとめて誰かに任せたい」という感覚になります。
ただし、外部の実務担当者は、会社の事情を踏まえて自ら優先順位を決めてくれるとは限りません。対話の中でも、次の点がはっきりしました。
「これをやって、と指示しないと動けない。考えて進める役割ではなく、基本は手を動かす役割です」
これは外注先の能力不足という話ではありません。依頼する役割が異なるということです。
- 何をするか決める人
- 手順と確認ルールを設計する人
- 決められた作業を実行する人
- 最終的に承認する人
この四つが曖昧なままでは、社員を雇っても外注しても社長への確認が集中します。社長が手放すには、人を入れる前に「どこまで自分で判断してよいか」を決めておくことが欠かせません。
業務量・専門性・判断・機密性・緊急性で内製、外注、AIを切り分ける進め方
事務業務の任せ方は、五つの軸で整理すると判断しやすくなります。
判断軸 | 社員による内製が合いやすい状態 | 業務委託が合いやすい状態 | AIを使いやすい状態 |
|---|---|---|---|
業務量 | 毎週、継続的に十分な仕事がある | 月ごとの増減が大きい | 発生時だけ処理したい |
専門性 | 社内事情への深い理解が必要 | 特定領域の知識を必要な期間だけ借りたい | 下書きや情報整理が中心 |
判断 | 状況に応じて自ら判断する必要がある | 判断基準を事前に決められる | 人が最終確認できる |
機密性 | 社内で厳格に管理したい情報が多い | 権限と取り扱い範囲を限定できる | 機密情報を入力せずに使える |
緊急性 | 日中すぐに対応する必要がある | 対応時間をあらかじめ決められる | 即時のたたき台作成に使える |
社員を雇う判断
事務員の採用が合うのは、日常的な業務量があり、現場や社員との細かな連携を含めて継続的に任せたい場合です。
採用事務だけでなく、請求、契約書、電話対応、現場書類などを集めても一定の仕事量があるなら、内製の効果が出やすくなります。また、社内事情を理解したうえで優先順位を変える必要がある仕事も、社員との相性がよい領域です。
反対に、月数時間から十数時間程度しか発生せず、決められた更新作業が中心なら、採用を急ぐ必要はありません。「社長が面倒に感じる時間」ではなく、「実際に発生する作業時間と判断時間」で採用の必要性を測ることが大切です。
業務委託を使う判断
業務委託が合うのは、仕事量に波があり、作業手順を決められる業務です。
今回のような会社であれば、次の仕事は切り出しやすいでしょう。
- 承認済み求人票の媒体への反映
- 求人媒体の定期更新
- 応募者情報の一覧化
- 関係先への修正依頼と進捗確認
- 契約書の整理や所定の相手への送付
- 承認済みの記事や写真の登録作業
稼働時間に応じて依頼できれば、仕事が少ない月にも人件費を固定的に抱えずに済みます。
ただし、「求人内容も考えて、応募者も判断して、採用がうまくいくように動いてほしい」という依頼は、単純な事務代行ではありません。設計や提案まで求めるなら、その役割を実務作業と分ける必要があります。
外注費を比べるときは月額だけでなく、「設計」「実行」「改善提案」のどこまで含まれるかを確認する必要があります。
AIを使う判断
AIは、元になる情報があり、一定の型へ整える作業に向いています。たとえば、社員インタビューの回答を記事のたたき台にする、社内の出来事をブログ原稿に整える、複数の求人票の表現をそろえるといった使い方です。
ただし、公開してよい情報か、本人の意図とずれていないか、採用条件が正しいかという判断は人が行います。契約書や応募者情報などを扱う場合も、入力する情報の範囲と利用環境を先に決めなければなりません。
AIは事務員の代わりに判断するものではなく、決められた材料を早く下書きへ変える道具として使うと整理しやすくなります。
外注前に用意する五つのルール
外注へ切り出す前には、少なくとも次の五つを決めます。
- 業務の開始条件
応募が入ったとき、更新日が来たとき、社長から依頼があったときなど、作業を始めるきっかけを明確にします。
- 完成形
一覧表への入力、媒体への反映、メール送付など、何をもって完了とするかを決めます。
- 標準手順
使用する資料、ログイン先、作業順、保存場所を一つの手順書にまとめます。
- 社長への確認ルール
採用条件、公開可否、面談判断など、社長の承認が必要な項目を限定します。連絡手段と回答期限も決めておきます。
- 例外時の対応
急ぎの応募、情報不足、通常と異なる契約書などが来た場合に、作業を止めるのか、誰へ確認するのかを定めます。
最初から完全な仕組みをつくる必要はありません。まず一つの求人媒体や一種類の書類管理から試し、実際に発生した確認事項を手順へ追加していく方が現実的です。
設計と実行を分け、社長は採用条件や公開可否などの判断だけを担う。この形をつくれれば、社員を採用する前でも、事務を段階的に手放せます。
まとめ
建設会社の事務を社員に任せるか、外注するかは、会社の規模だけでは決まりません。
判断の起点になるのは、次の三点です。
- 仕事量が年間を通して安定しているか
- 会社の事情を踏まえた判断が必要か、手順どおりに処理できるか
- 機密性や緊急性を含め、社外へ切り出せる仕事か
仕事量が少なく、手順化できる事務は業務委託が使いやすく、文章の下書きや情報整理にはAIも活用できます。一方、継続的な社内連携や自律的な判断が必要になれば、社員を採用する意味が大きくなります。
社長が手放すための最初の一歩は、人を探すことではなく、社長にしかできない判断と、他の人でもできる作業を分けることです。
事務業務をどこまで手放せるか、一度整理したい方へ
「社員を雇うほどの仕事量なのかわからない」「外注したいが、何をどう渡せばよいかわからない」という段階では、社長が抱えている業務を一覧にするところから始められます。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の業務を整理し、内製する仕事、外注する仕事、デジタルやAIを活用できる仕事を切り分け、実行できる形に整える支援を行っています。
まだ依頼内容が固まっていなくても問題ありません。無理にサービスを勧めることはありませんので、自社では何から整理するとよいかを確認する場としてご活用ください。
