採用ホームページと複数の求人媒体はあるのに、公開・更新だけが残る専門工事会社
東海地方にある専門工事会社では、人を採用するために採用ホームページを改修し、Indeed、engage、ハローワーク、求人サイトなど複数の窓口を用意していました。
ところが、採用ホームページは現場動画の差し込み待ち。社員インタビューは素材があるものの、本人への掲載確認や写真の準備が進んでいません。ある求人サイトには以前のホームページから転載した情報が残り、ほかの媒体とは募集内容が異なる状態でした。ハローワークも定期的な更新が必要ですが、社内では作業方法が十分に共有されていませんでした。
「やりたくてもやれない状況なんだよな」
経営者には採用を進めたい意思があります。しかし、現場や経営の仕事があるなかで、原稿修正や制作会社への連絡まで自分で抱えると、どうしても後回しになります。
この会社に足りなかったのは、新しい求人媒体ではありません。すでに作った採用ページや求人票を、継続して動かす運用体制でした。
1週間で 15件の相談 がありました
- 8月24日総合建築京都府高卒採用の相談
- 8月24日電気設備工事会社岐阜県人材育成の相談
- 8月24日塗装工事会社福岡県人材確保の相談
- 8月24日空調設備工事会社兵庫県利益率向上の相談
- 8月23日外構工事会社栃木県人材育成の相談
- 8月22日解体工事会社山形県原価管理の相談
- 8月22日防水工事会社沖縄県人材育成の相談
- 8月22日総合土木神奈川県利益率向上の相談
- 8月21日リフォーム会社熊本県利益率向上の相談
- 8月21日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 8月21日空調設備工事会社神奈川県案件獲得の相談
- 8月21日工務店山口県高卒採用の相談
- 8月19日塗装工事会社兵庫県人材確保の相談
- 8月19日プラント工事会社千葉県協力会社探しの相談
- 8月19日解体工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月18日総合土木愛知県業務効率化システムの相談
- 8月18日電気設備工事会社京都府原価管理の相談
- 8月18日工務店東京都業務効率化システムの相談
- 8月17日塗装工事会社岐阜県利益率向上の相談
- 8月17日電気設備工事会社神奈川県人材育成の相談
- 8月17日外構工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月17日総合建築大阪府案件獲得の相談
- 8月16日内装工事会社京都府案件獲得の相談
- 8月15日リフォーム会社熊本県高卒採用の相談
- 8月15日工務店宮城県案件獲得の相談
- 8月15日リフォーム会社群馬県協力会社探しの相談
- 8月14日電気設備工事会社愛媛県業務効率化システムの相談
- 8月13日防水工事会社三重県協力会社探しの相談
- 8月12日総合土木広島県人材育成の相談
- 8月12日プラント工事会社大阪府協力会社探しの相談
原稿修正から応募対応までの担当者が決まらず、採用活動が止まる状態
採用ホームページや求人媒体は、公開すれば自動的に働き続けるものではありません。公開後にも、細かな業務が発生します。
- 求人原稿の修正と媒体間の情報統一
- 掲載期限に応じた定期更新
- 社員インタビューの原稿確認と写真準備
- 制作会社や求人媒体への修正依頼
- 応募が入った際の連絡と社内共有
- 実施状況の確認と次の作業の決定
一つひとつは、必ずしも難しい作業ではありません。実際、この会社の経営者も「面倒くさがらずにやれば、自分でもできる内容ではある」と話していました。
問題は、これらが誰の仕事なのか決まっていないことです。制作会社は依頼がなければ修正できず、外部の作業担当者も具体的な指示がなければ動けません。社長が空いた時間に確認する前提では、日々の仕事に押されて止まりやすくなります。
採用活動が止まる原因は、作業の難しさよりも、「誰が・いつまでに・何を判断するか」が曖昧なことにあります。
採用ページを追加したり、新しい媒体を契約したりしても、運用責任が曖昧なままでは管理対象が増えるだけです。まず必要なのは、媒体を増やすことではなく、今ある採用資産を動かすことです。
「全部丸投げしたい」という期待と、外部担当者が動くための指示とのずれ
この会社では、採用に関する知識を持つ人が社内におらず、当初は外部にまとめて任せたいと考えていました。
「誰も分からないから、全部丸投げできればと思っていた」
この感覚は珍しいものではありません。経営者としては、採用のことを考える時間そのものを減らしたいはずです。ただし、外部へ任せれば社内の判断が一切不要になるわけではありません。
たとえば、社員インタビューを公開するには、本人の掲載許可と経営者による原稿確認が必要です。応募が入った後に誰が連絡するのか、給与体系をどの表現で掲載するのかといった判断も、最終的には会社側で決めなければなりません。
一方、外部の事務担当者が得意なのは、決められた手順に沿って手を動かすことです。「この求人票をこの内容に直す」「この原稿と写真を制作会社へ送る」「応募者情報をこの場所に記録する」といった指示が明確なら、業務は進みやすくなります。
反対に、「採用をいい感じに進めてほしい」という依頼だけでは、何を優先するかを判断できません。経営者が求めているのが単純な作業代行なのか、採用施策を考える役割まで含むのかによっても、必要な人材は変わります。
丸投げできる状態は、最初から存在するものではありません。社内の判断事項と外部へ渡せる作業を分け、指示なしでも回る型を先に作る必要があります。
この型がないまま担当者だけを置くと、結局は経営者が毎回指示を出すことになります。それでは、担当者がいても社長の手は空きません。
媒体情報をそろえ、責任者・期限・承認方法を決めてから運用を引き継ぐ仕組み
採用運用を再開する際は、いきなり新しい施策を始めるより、止まっている作業を一覧にするところから着手すると進めやすくなります。初期整備は、2〜3カ月ほどを目安に段階を分ける方法があります。
1．求人情報の基準を一つにそろえる
最初に、採用ホームページ、Indeed、engage、ハローワーク、その他の求人サイトに掲載されている内容を横並びで確認します。
今回の会社でも、媒体によって求人内容に違いがあり、ある求人サイトだけ古い情報が残っていました。この状態では、どの原稿を基準に修正すればよいか、担当者が判断できません。
募集職種、仕事内容、給与体系、掲載写真、応募後の流れなどを一つの管理表にまとめ、正しい情報の基準を決めます。そのうえで、各媒体へ同じ内容を反映します。
複数媒体を運用するときは、媒体ごとに原稿を管理するのではなく、基準となる求人情報を一つ持つことが重要です。
2．採用業務を「定期作業」と「発生時作業」に分ける
次に、採用に関する業務を洗い出します。整理するときは、作業名だけでなく、実施のきっかけまで決めておくと運用しやすくなります。
たとえば、ハローワークの掲載更新や求人原稿の確認は定期作業です。一方、応募者への連絡や制作会社への修正依頼は、応募や修正事項が発生したときに行う作業です。
管理表には、少なくとも次の項目を設けます。
- 対象となる媒体やページ
- 実施する作業
- 実施する頻度または開始条件
- 手を動かす担当者
- 内容を承認する人
- 完了期限
- 完了と判断する状態
「更新する」「応募に対応する」だけで終わらせず、開始条件と完了条件まで決めると、作業の抜け漏れを減らせます。
3．実行担当者と判断者を分ける
すべてを社長が担当する必要はありません。ただし、すべてを外部担当者へ任せることも難しいため、役割を二つに分けます。
求人原稿の転記、管理画面の更新、制作会社への連絡、応募情報の整理などは、手順化しやすい実行業務です。社内の事務担当者や外部の業務委託先へ渡しやすい領域でもあります。
一方、給与条件の決定、社員インタビューの掲載可否、応募者と面談するかどうかといった判断は、経営者や採用責任者が担います。
「応募が入ったら社長が対応する」「原稿案は担当者が作り、社長は決められた期限までに承認する」というように、連携点を明確にします。
社長が担うべきなのは、すべての作業ではなく、会社として必要な判断です。作業と判断を分けることで、採用活動を止めずに経営者の負担も抑えられます。
4．担当者が迷わない手順書を作る
外部担当者や新しい事務担当者へ任せる場合、「考えて進めてもらう」ことを前提にしないほうが安定します。
手順書には、管理画面の操作方法だけでなく、使用する求人原稿、修正依頼の送り先、応募が入った際の連絡先、確認が取れない場合の対応まで記載します。過去の修正依頼文や応募対応文をひな型として残しておくと、担当者が変わっても再現しやすくなります。
経営者が毎回「次はこれをやって」と指示しなくても、手順書を見れば進められる状態が目標です。
5．定例の場を報告会ではなく、滞留を解消する場にする
定例では、作業件数を報告するだけでなく、止まっている理由を確認します。
- 社長の承認待ちになっていないか
- 社員本人の掲載確認が止まっていないか
- 制作会社へ修正依頼が届いているか
- 媒体間で古い情報が残っていないか
- 応募者への対応が完了しているか
その場で担当者と期限を決め、次回までの作業として残します。急ぎの応募対応は定例を待たず、決めた連絡方法ですぐ共有できる状態にしておきます。
定例の目的は、採用施策を増やすことではなく、止まっている業務の担当者と期限を確定させることです。
最初の1カ月で現状把握と情報統一を行い、次の段階で実際に更新や応募対応を回します。その後、手順書を修正しながら社内または外部担当者へ引き継げば、「作った人がいなくなると止まる状態」から抜け出しやすくなります。
まとめ
採用ホームページや求人媒体を用意しても、原稿修正、定期更新、応募者対応、制作会社との連携を担う人が決まっていなければ、採用活動は止まります。
今回の会社でも、社員インタビュー、現場動画、求人原稿、ハローワーク更新など、素材や土台はすでにありました。進まなかったのは施策が足りなかったからではなく、それぞれの作業を誰が完了させるかが曖昧だったためです。
採用活動を継続するには、媒体を増やす前に、情報の基準、業務一覧、実行担当者、承認者、期限、手順書をそろえることが先です。
社内で担当者を置くか、外部へ委託するかは、作業量、発生頻度、必要な判断の多さで選べます。どちらを選ぶ場合でも、最初に運用の型を作っておけば、経営者が細かな作業を抱え続ける必要はありません。
自社の採用運用をどこから整えるか整理したい方へ
採用ページや求人媒体が増えるほど、「何が止まっているのか」「社内と外部のどちらが担当すべきか」が見えにくくなることがあります。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の採用・人材課題について、現在の媒体や業務を棚卸しし、役割分担、運用手順、外部人材の活用方法まで整理しています。作業を代行するだけではなく、将来的に社内でも継続できる仕組みづくりと実行を支援します。
「うちの場合は誰を担当者にすべきか」「何から整理すればよいか分からない」という段階でも問題ありません。状況を伺ったうえで必要な整理先を一緒に確認します。無理にサービスをおすすめすることはありませんので、話を整理する場として気軽にご活用ください。
