社長が現場・営業・積算・経理まで担う数名規模の専門工事会社
東海圏にある数名規模の専門工事会社では、社長が現場対応、営業、積算、経理などを一人で担っていました。職人や協力会社と施工を進めながら、事務所に戻れば見積書や請求関係の作業が待っています。
一方で、事務員を一人雇えるほど業務量が安定しているわけではありません。採用費や人件費だけでなく、自社のお金や取引情報を新しく入った人にどこまで見せるかという悩みもあります。
「全部自分でやっているけれど、事務員を雇わずに外へ出せないか」という相談は、特別なものではありません。従業員10人以下、とくに社長中心で動く会社では、成長するほど社長の事務負担も増えていきます。
事務員を雇うかどうかを考える前に、社長が抱えている仕事を分解することが出発点です。
1週間で 15件の相談 がありました
- 8月27日配管工事会社東京都人材確保の相談
- 8月27日配管工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月27日外構工事会社大阪府人材確保の相談
- 8月27日外構工事会社熊本県業務効率化システムの相談
- 8月26日総合建築神奈川県業務効率化システムの相談
- 8月26日配管工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月26日電気設備工事会社兵庫県案件獲得の相談
- 8月24日総合建築京都府高卒採用の相談
- 8月24日電気設備工事会社岐阜県人材育成の相談
- 8月24日塗装工事会社福岡県人材確保の相談
- 8月24日空調設備工事会社兵庫県利益率向上の相談
- 8月23日外構工事会社栃木県人材育成の相談
- 8月22日解体工事会社山形県原価管理の相談
- 8月22日防水工事会社沖縄県人材育成の相談
- 8月22日総合土木神奈川県利益率向上の相談
- 8月21日リフォーム会社熊本県利益率向上の相談
- 8月21日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 8月21日空調設備工事会社神奈川県案件獲得の相談
- 8月21日工務店山口県高卒採用の相談
- 8月19日塗装工事会社兵庫県人材確保の相談
- 8月19日プラント工事会社千葉県協力会社探しの相談
- 8月19日解体工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月18日総合土木愛知県業務効率化システムの相談
- 8月18日電気設備工事会社京都府原価管理の相談
- 8月18日工務店東京都業務効率化システムの相談
- 8月17日塗装工事会社岐阜県利益率向上の相談
- 8月17日電気設備工事会社神奈川県人材育成の相談
- 8月17日外構工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月17日総合建築大阪府案件獲得の相談
- 8月16日内装工事会社京都府案件獲得の相談
事務作業をひとまとめにすると外注にもAIにも移せない状態
社長の負担を減らしにくい最大の理由は、「事務」という大きなくくりで仕事を捉えていることです。
同じパソコン作業でも、経営判断が必要な仕事、決まった手順で処理できる仕事、AIやシステムに任せられる反復作業では性質が異なります。これらをまとめたまま外注すると、依頼のたびに社長が説明しなければならず、かえって手間が増えます。
AIについても同様です。「パソコンが事務員になってくれる」可能性は広がっていますが、曖昧な指示だけで期待どおりに動くわけではありません。図面からパースを作る、積算を補助する、画面上の定型操作を繰り返すといったことはできても、出力が正しいとは限らないためです。
外注やAI化がうまく進まない原因は、技術不足よりも、任せる仕事の範囲と完成条件が決まっていないことにあります。
人件費への迷いと情報漏えいへの不安が導入判断を難しくする事情
小規模な建設会社にとって、事務員は売上を直接つくる役割ではなくても、社長や現場がお金を生む仕事に集中するために欠かせない存在です。ただし、一人を雇うとなれば固定的な負担が生じます。仕事量に波がある会社ほど、採用には慎重になります。
そこで、定型作業は外部のスタッフへ依頼し、パソコン上の反復作業はAIやシステムへ移す考え方が出てきます。実際、処理できなかった作業だけ通知し、人が手動で対応する仕組みも考えられます。
一方、地方の建設会社では紙での管理が残っているケースも多く、「ネットへ出すと情報が漏れるのではないか」という抵抗感があります。この懸念は無視できません。図面、見積金額、取引先情報などは、会社の信用や競争力に関わる情報だからです。
無料の生成AIへ図面を読み込ませ、試しにパースをつくること自体は可能です。しかし、サービスごとに入力情報の保存、学習利用、管理設定などの条件は異なります。条件を確認しないまま、実案件の情報を入れるのは避ける必要があります。
便利かどうかだけでAIを選ばず、何を入力してよい環境なのかを先に確認することが重要です。
業務を社長・外注・AIの三つに分けて小さく移管する進め方
事務負担を減らすときは、いきなりシステムを導入するのではなく、まず一週間から一か月程度、社長が行った事務作業を書き出します。作業名だけでなく、使った時間、発生回数、入力する情報、完成物、最終確認者まで記録すると、移管しやすくなります。
そのうえで、次の三つに分けます。
1．社長が担う仕事
取引条件の決定、見積金額の最終判断、顧客との調整、例外対応など、会社として責任を負う判断は社長に残します。
ただし、判断に必要な資料の収集や下書きまで社長が行う必要はありません。社長に残すべきなのは作業ではなく、経営判断と最終承認です。
2．外注できる定型業務
手順と完成形を言葉にできる仕事は、外部スタッフへ移しやすい領域です。たとえば、領収書や請求書の整理、決まった様式への入力、書類の体裁調整などが候補になります。
外注先を選ぶ際は、単価だけでなく、次の点を確認します。
- 建設業で使う書類や用語を理解できるか
- どの情報まで閲覧させる必要があるか
- データの保管場所と削除方法が決まっているか
- 誤りや不明点があった場合の連絡方法が明確か
- 将来的に自社へ手順を引き継げるか
外注へ丸投げするのではなく、作業手順書と確認基準を会社側に残しておくことが大切です。特定の外注先がいなくなっても業務が止まらない形を目指します。
3．AIやシステムで自動化できる業務
パソコン上で同じ操作を繰り返す仕事や、文章・資料の下書きはAI化を検討できます。積算や図面に関する作業も、最終判断ではなく補助として使えば、時間短縮につながる可能性があります。
AIへ指示するときは、少なくとも「役割」「目的」「入力情報」「出力形式」「守る条件」を揃えます。「これを作っておいて」ではなく、誰のために、何を判断する資料として、どの形式で作るのかを伝える形です。
ただし、無料AIには次のような情報を安易に入力しない運用が安全です。
- 顧客名や担当者名が記載された資料
- 未公開の図面や現場写真
- 見積単価、原価、取引条件
- 個人情報や口座情報
- ID、パスワードなどの認証情報
業務利用する場合は、サービスの利用規約やデータの取り扱いを確認し、必要に応じて法人向け環境やアクセスを管理できる仕組みを選びます。自社専用のシステムをつくる場合も、それだけで安全になるわけではありません。利用者、保存場所、権限、外部接続の範囲まで設計する必要があります。
導入後は、AIが処理できなかった場合の通知、人が確認する項目、修正履歴を残す方法を決めます。まずは機密性が低く、間違ってもすぐに修正できる一つの作業から始めるのが現実的です。
「自動化できるか」だけでなく、「間違いを誰が発見し、どう直せるか」まで決めて初めて業務として運用できます。
まとめ
事務員を雇う余裕がないとき、社長がすべてを抱え続ける必要はありません。一方で、外注やAIを入れるだけで負担が自動的に減るわけでもありません。
整理する順番は明確です。
- 社長の事務作業を一つずつ書き出す
- 経営判断、定型業務、反復作業に分ける
- 定型業務は外注、反復作業はAIやシステムを検討する
- 機密情報の入力範囲と閲覧権限を決める
- 最終確認者と、失敗した場合の手動対応を残す
目指すのは事務をなくすことではなく、社長が判断と売上につながる仕事へ時間を戻せる体制です。小さな一作業から切り出し、安定してから対象を広げる進め方であれば、数名規模の会社でも取り組みやすくなります。
自社の事務作業をどこまで任せられるか整理するために
「何から外へ出せるのかわからない」「AIを使いたいが、図面や取引情報を扱うのが不安」という段階では、システムを選ぶ前に業務と情報を整理する必要があります。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場、組織、原価管理、デジタル活用まで横断して整理し、実行できる仕組みづくりを支援しています。事務業務の棚卸しから、外注範囲、AI化する業務、導入後の確認体制まで、自社に合う形を一緒に検討できます。
まだ具体策が決まっていなくても問題ありません。無理にサービスを勧めることはありませんので、まずは現在社長が抱えている作業を整理する場としてご活用ください。
