担当者ごとのExcelで見積・発注・工事台帳を管理している内装系専門工事会社の現在地
ある内装系専門工事会社では、見積、発注、仕入れ、請求、入金を、それぞれ別のExcelや既存システムで管理していました。
見積担当者は、自分で作った単価表や原価表を参照しながら見積書を作成します。発注時には、現場情報や材料名を別の発注書へ入力します。その後、納品書や請求書が届くと、事務担当者が工事台帳へ再び明細を入力します。
職人への支払額を整理する際も、締め日に関係者が集まり、どの現場に入ったかを確認しながら金額を決めていました。担当者によっては電卓で集計し、別の担当者はExcel内のマスターから数字を引き、さらに別の表へ転記していました。
「今まで普通にやってきたので、困りごととして認識していない部分もありました」という言葉のとおり、個々の作業は成立しています。しかし全体で見ると、同じ現場名、取引先、材料、数量、単価を何度も入力しています。
問題はExcelそのものではなく、見積から発注、仕入れ、請求、入金までのデータが途中で切れ、同じ情報を人がつなぎ直していることです。
1週間で 19件の相談 がありました
- 9月4日塗装工事会社神奈川県人材確保の相談
- 9月4日電気設備工事会社山梨県原価管理の相談
- 9月4日設備保全会社栃木県利益率向上の相談
- 9月4日電気設備工事会社岐阜県利益率向上の相談
- 9月3日外構工事会社群馬県案件獲得の相談
- 9月3日総合土木広島県協力会社探しの相談
- 9月3日外構工事会社新潟県人材確保の相談
- 9月3日電気設備工事会社福島県協力会社探しの相談
- 9月2日内装工事会社愛知県利益率向上の相談
- 9月2日プラント工事会社群馬県人材確保の相談
- 8月31日内装工事会社茨城県利益率向上の相談
- 8月31日総合建築大分県業務効率化システムの相談
- 8月31日空調設備工事会社埼玉県高卒採用の相談
- 8月31日総合土木広島県業務効率化システムの相談
- 8月30日内装工事会社東京都高卒採用の相談
- 8月30日工務店福岡県利益率向上の相談
- 8月30日電気設備工事会社兵庫県高卒採用の相談
- 8月29日内装工事会社神奈川県案件獲得の相談
- 8月29日総合建築宮崎県業務効率化システムの相談
- 8月28日防水工事会社静岡県業務効率化システムの相談
- 8月28日配管工事会社茨城県原価管理の相談
- 8月28日塗装工事会社茨城県案件獲得の相談
- 8月28日内装工事会社長野県協力会社探しの相談
- 8月27日配管工事会社東京都人材確保の相談
- 8月27日配管工事会社埼玉県業務効率化システムの相談
- 8月27日外構工事会社大阪府人材確保の相談
- 8月27日外構工事会社熊本県業務効率化システムの相談
- 8月26日総合建築神奈川県業務効率化システムの相談
- 8月26日配管工事会社福岡県業務効率化システムの相談
- 8月26日電気設備工事会社兵庫県案件獲得の相談
見積から請求・入金まで同じ明細を何度も転記する二重入力
二重入力を減らすには、個別のExcelを高機能にするだけでは足りません。見積で作ったデータを、その後の業務でも使えるようにする必要があります。
たとえば、現在は次のような分断が起きています。
- 見積担当者が内訳、数量、単価、原価を入力する
- 受注後、実行予算を別に作る
- 発注担当者が現場情報と材料明細を発注書へ入力する
- 納品書や請求書を見た事務担当者が、工事台帳へ再入力する
- 請求額と入金額を別の管理表で確認する
この状態では、入力時間だけでなく確認時間も増えます。同じ材料でも表記が異なれば、発注内容と仕入実績を照合する際に人の判断が必要です。転記の途中で数量や現場名を誤れば、その修正にも手間がかかります。
一方、見積データを起点にできれば、受注した見積を実行予算として引き継ぎ、その予算を発注や原価実績と比較できます。発注明細が工事台帳に蓄積されていれば、納品書や請求書が届いた後は、ゼロから入力するのではなく、数量と単価を確認して実績を確定する流れに変えられます。
業務統合の中心に置くべきなのは「一つのソフトに集約すること」ではなく、一度入力した現場情報と明細を後工程へ引き継ぐことです。
担当者ごとのやり方と複雑な単価条件がExcel管理を残してきた事情
業務が分かれている背景には、建設業特有の単価条件と、担当者ごとに蓄積された判断があります。
同じ材料でも仕入先が複数あり、現場の規模や取引関係によって仕入単価が変わります。見積単価も、会社の標準単価をそのまま使うとは限りません。取引先、現場所長、施工時期、工事量、材料価格の改定予定などを踏まえて調整されます。
相談企業でも、大きな現場の見積は役職者が担当し、標準単価は「頭の中にある」という状態でした。過去データはあるものの、それを一件ずつ見ながら見積もっていては処理が追いつかないため、経験をもとに組み立てていました。
この柔軟性は、受注判断の速さにつながります。ただし、担当者ごとに見積単価や原価の見方が変わると、会社としての基準が見えにくくなります。発注や工事台帳を統合しても、元になる材料名、工事仕様、労務単価の定義がばらばらなら、入力先が変わるだけで業務は整いません。
だからといって、取引先別、メーカー別、現場別のマスターを最初から細かく作りすぎると、どれを使うべきか分からなくなります。「みんなが同じものを見られる」という統合の利点も薄れます。
さらに、材料価格は頻繁に変わります。将来着工する案件の見積には改定後の価格を使う一方、施工中の現場では取り決め済みの旧単価を維持する場合もあります。共通マスターを更新した結果、進行中の見積や発注単価まで意図せず変わる設計では運用できません。
共通化するのは会社の標準であり、取引先別・現場別の違いは標準からの調整として残す。この切り分けが業務統合の土台になります。
見積データを起点に共通マスターと権限を整える段階導入
最初に整理したいのは、システムの機能一覧ではなく、データをどこからどこまで引き継ぐかです。目指す流れは、次のように整理できます。
- 見積内訳に工事仕様、数量、見積単価、材料費、労務費を持たせる
- 受注した見積を実行予算として現場へ引き継ぐ
- 実行予算や現場情報をもとに発注書を作る
- 発注明細と納品書・請求書を照合し、仕入実績を確定する
- 予算と原価実績、請求と入金を現場別に確認する
「見積を作った後に、どの情報をもう一度入力しているか」を洗い出すと、統合の優先順位が見えてきます。
共通マスターは、全例外を登録せず標準から始める
共通マスターには、まず日常的に使う工事仕様、材料、標準仕入単価、基準となる労務単価、ロス率、利益率などを登録します。項目数が多い場合は、よく使うものから絞るほうが運用しやすくなります。
取引先や現場による差は、標準マスターを複製するのではなく、見積ごとの掛け率や個別単価で調整します。材料価格の改定も、次の扱いを確認しておく必要があります。
- マスター更新後も、過去の見積単価が維持されるか
- 再見積時だけ最新単価へ更新できるか
- 施工中の現場に登録済みの仕入単価が変わらないか
マスターの細かさは、例外をすべて表現できるかではなく、標準から見積を始められる範囲になっているかで判断します。
既存Excelは捨てず、取り込み精度を確認する
業務統合を始めるために、過去のExcelをすべて手入力し直す必要はありません。既存の見積内訳をExcelからコピーして取り込めるか、利用中の仕組みから出力したCSVを読めるかを確認します。
ただし、Excelの列順、見出し、複数行で構成された明細は会社や取引先によって異なります。名称、規格・寸法、単位、数量、単価がどの列にあるかを調整できるか、決まった取引先の書式に対応できるかが判断軸になります。
すべての外部システムと双方向連携できるとは限りません。読み込みはできても出力はできず、相手先のシステムには手入力が残る場合もあります。導入前には、連携できる業務と残る業務を分けておくことが大切です。
既存データの移行では「全部つなげられるか」ではなく、転記回数の多い箇所を一つ減らせるかを確かめます。
閲覧・変更・承認の権限と履歴を先に決める
データを共通化すると、「誰かに勝手に触られたくない」という懸念が出ます。これは抵抗ではなく、単価や原価を扱ううえで自然な要望です。
少なくとも、次の区分は導入前に整理しておきます。
- 全員が閲覧できる情報
- 担当者が現場ごとに変更できる情報
- 管理者だけが変更する標準マスター
- 承認後に固定する実行予算や発注明細
- 変更者と変更日を残す必要がある項目
材料価格を更新した際に、誰がいつ変更したかを追えることも重要です。誤った変更があっても、経緯が分かれば修正しやすくなります。
全員が同じデータを見ることと、全員が同じデータを変更できることは分けて考える必要があります。
一現場・一担当者からつなぎ方を検証する
見積、発注、工事台帳、請求・入金を一度に切り替えると、変わる範囲が大きくなります。現場や事務の負担を抑えるなら、まず一人の担当者と一つの現場で、見積から発注、仕入実績までを通してみる進め方が現実的です。
検証時は、操作時間だけでなく、次の点を見ます。
- 同じ情報を入力する回数が減ったか
- 発注明細を仕入実績へ引き継げたか
- 予算と実績を同じ明細単位で比較できたか
- 担当者と事務担当者の確認作業が減ったか
- 標準マスターで足りない項目と、増やしすぎた項目は何か
一部の担当者だけが使い続けると、Excelとの二重管理が残ります。そのため、小さく試しながらも、検証後にどの業務へ広げるかは先に決めておく必要があります。
段階導入とは、使える人だけが使う状態ではなく、小さな範囲で業務を最後までつなぎ、確認してから対象を広げる進め方です。
まとめ
見積、発注、工事台帳が別々のExcelになっていても、それぞれの管理方法をすぐに否定する必要はありません。これまでの方法には、現場ごとの条件や担当者の判断へ柔軟に対応してきた理由があります。
そのうえで二重入力を減らすには、見積で入力した現場情報や明細を、実行予算、発注、仕入実績、請求・入金へ引き継げる形に変えていきます。
進める際の要点は、次の4つです。
- 会社の標準となる共通マスターを絞って作る
- 既存のExcelやCSVを取り込み、移行時の再入力を抑える
- 閲覧・変更・承認の権限と変更履歴を明確にする
- 一現場の見積から原価実績までを通し、段階的に広げる
システム導入を目的にするのではなく、一度入力したデータを後工程で再利用できる業務へ変えることが、見積・発注・工事台帳を統合する本来の狙いです。
自社のExcel業務をどこからつなぐか整理したい方へ
自社の業務を見直そうとしても、担当者ごとにExcelの使い方が違い、何から共通化すべきか判断しにくいことがあります。見積は統一できても発注や工事台帳までつながらないなど、会社ごとに整理すべき順番も異なります。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場、組織、原価管理、デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。「うちの場合はどこからつなげるべきか」「今のExcelをどこまで残せるか」といった段階でもご相談いただけます。
無理にシステム導入や契約を勧めることはありません。ものづくりに集中できる建設業界へ向けて、まずは現在の入力・転記・確認の流れを一緒に整理します。
