職長も職人もパソコンを見ず、スマートフォンだけで勤怠を扱う専門工事会社
ある専門工事会社では、自社の職人だけでなく、協力会社の職人や一人親方も複数の現場に入っています。現場間の移動もあります。本人が打刻するケースと、職長が代理で打刻するケースの両方を想定していました。
管理したい情報は、勤怠だけではありません。
- 出勤・退勤
- 日報と当日の作業内容
- 不足している資材の連絡
- 資材の搬入予定
- 週単位、月単位の予定表
- 現場ごとの配置人数
こうした情報を一つの画面に集約できれば、事務側の確認作業は減らせます。管理者が打刻を承認し、間違いや押し忘れを修正できれば、集計も進めやすくなります。
一方、実際に入力する職人や職長は、パソコンもタブレットもほとんど使いません。前提はスマートフォンです。
職長からも、「現場に名前がダーッと載っていて、昨日は間違えていた、この人は入っているけど実際は来ていなかった、と分かればいい」という声がありました。
現場が最初に必要としていたのは、多機能な管理画面ではなく、スマートフォンで人員と勤怠をすぐ確認できる一覧でした。
1週間で 19件の相談 がありました
- 9月30日外構工事会社鳥取県人材育成の相談
- 9月30日解体工事会社埼玉県協力会社探しの相談
- 9月29日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 9月29日総合土木宮城県業務効率化システムの相談
- 9月29日解体工事会社栃木県利益率向上の相談
- 9月29日設備保全会社愛知県人材育成の相談
- 9月28日工務店千葉県業務効率化システムの相談
- 9月28日総合建築愛知県利益率向上の相談
- 9月28日防水工事会社東京都協力会社探しの相談
- 9月28日空調設備工事会社東京都案件獲得の相談
- 9月26日空調設備工事会社東京都案件獲得の相談
- 9月26日配管工事会社静岡県高卒採用の相談
- 9月26日空調設備工事会社徳島県案件獲得の相談
- 9月26日塗装工事会社和歌山県案件獲得の相談
- 9月25日工務店長崎県業務効率化システムの相談
- 9月25日内装工事会社茨城県人材育成の相談
- 9月24日リフォーム会社愛知県利益率向上の相談
- 9月24日リフォーム会社和歌山県高卒採用の相談
- 9月24日総合建築埼玉県業務効率化システムの相談
- 9月23日防水工事会社福岡県高卒採用の相談
- 9月23日ビルメンテナンス神奈川県高卒採用の相談
- 9月23日電気設備工事会社福岡県高卒採用の相談
- 9月22日プラント工事会社愛知県案件獲得の相談
- 9月22日空調設備工事会社大阪府人材育成の相談
- 9月21日電気設備工事会社沖縄県人材育成の相談
- 9月21日リフォーム会社三重県人材確保の相談
- 9月21日電気設備工事会社神奈川県業務効率化システムの相談
- 9月21日ビルメンテナンス東京都人材育成の相談
- 9月20日工務店茨城県業務効率化システムの相談
- 9月20日内装工事会社愛知県人材育成の相談
勤怠・日報・資材連絡・予定表を一度に載せるほど、現場で使い切れなくなる設計
現場管理システムは、できることを増やすほど便利に見えます。ただし、職人が毎日使えるかどうかは別の話です。
勤怠、日報、資材連絡、予定表を最初から盛り込むと、スマートフォンの画面はどうしても細かくなります。職長が確認する人数が多ければ、一覧も長くなります。入力項目が増えれば、押し忘れや入力漏れも起きやすくなります。
日報だけを見ても、作業内容、不具合、伝達事項、足りない資材など、入力候補は複数あります。予定表にも、週表示、月表示、カレンダー表示といった選択肢があります。
「職人の方がどこまで把握しますか」という問いに対し、作る側だけで正解を決めるのは簡単ではありません。現場ごとに必要な情報量が違うからです。
機能を増やせることと、職人が迷わず使えることは同じではありません。最初から全部を載せると、必要な機能まで使われなくなることがあります。
その結果、管理側は「せっかく作ったのだから使ってほしい」と考え、現場側は「入力が面倒だから後でやろう」となります。システムの性能ではなく、最初の機能の多さが定着を妨げている状態です。
「できる機能」と「毎日使える機能」が混ざり、画面と運用が複雑になる状況
機能が膨らみやすい背景には、現場で起こり得る例外を、最初からすべてシステムで処理しようとする事情があります。
たとえば勤怠だけでも、次のようなケースが出てきます。
- 本人の打刻と職長の代理打刻が両方届く
- 職人が別の現場を選んで打刻する
- 一日に複数の現場を移動する
- 退勤を押し忘れる
- 職長が出勤と判断したものの、後から修正が必要になる
これらをすべて画面上で細かく処理しようとすると、職人用、職長用、管理者用の機能が増えていきます。さらに、資材の発注票を撮影して添付する機能や、搬入日を現場へ通知する機能、予定を週と月で切り替える機能まで加えると、使い方の説明も長くなります。
現場では、担当する職人や協力会社が固定されているとは限りません。チーム単位で登録する仕組みを作っても、人の移動が多ければ、チームを組み替える作業自体が負担になります。
「変動があるなら、チーム制にすると結局面倒かもしれない。全体で、どの現場がどうなっているか分かればいい」という整理は、現場システムの設計で大切な視点です。
例外をすべて機能で解決するより、現場で頻繁に行う操作だけをシステムに残し、例外は管理者が修正する方がシンプルに運用できます。
日報についても同様です。毎日ほぼ同じ作業なら、前日の内容をコピーして提出できるだけで負担は下がります。細かな入力欄を増やすより、続けやすい操作に整える方が現場には合います。
打刻と確認一覧から始め、1〜2か月の試用で表示と入力を削る段階導入
最初に絞りたいのは、現場で毎日使う頻度が高く、管理側の確認作業も減らせる機能です。
この会社の場合、第一段階は次の範囲で十分に成立します。
- 職人は「出勤」「退勤」を押す
- 職長は現場にいる人の一覧を確認する
- 必要な場合だけ職長が代理打刻する
- 管理者は打刻を承認し、間違いや押し忘れを修正する
- 現場別、日別の勤怠を集計する
第一段階は「打刻」「職長の確認一覧」「管理者の承認・修正・集計」に絞るのが現実的です。
スマートフォンの最初の画面も、出勤と退勤を中心にします。職長には、「今日、誰がどの現場にいるか」を一覧で見せます。細かな修正権限まで職長に渡す必要がなければ、管理者側に残します。
その状態で、1〜2か月ほど実際に使います。一度作って完成とするのではなく、試用期間を決めて、職人、職長、管理者から反応を集めます。
確認したいのは、主に次の点です。
- 毎日迷わず押せているか
- スマートフォンで文字やボタンが見やすいか
- 職長が一覧だけで出勤状況を判断できるか
- 管理者の修正作業が増えすぎていないか
- 使われていない表示や入力欄がないか
「使いづらい」「この機能はいらない」という声が出たら、まず削ります。表示方法や入力項目を軽くしてから、次の機能を考えます。
追加の順番は、機能の魅力ではなく、利用頻度で決めると整理しやすくなります。
- 日報が毎日必要なら、作業内容と伝達事項だけを追加する
- 同じ作業が続くなら、前日コピーを付ける
- 資材不足の連絡が多いなら、日報内の簡単な連絡欄から始める
- 搬入予定の見落としが多いなら、お知らせ機能を追加する
- 週の予定だけで足りるなら、月間カレンダーは後回しにする
判断するときは、「誰が使うか」「どのくらいの頻度で使うか」「入力後に誰が何を判断するか」の3点を揃えます。入力しても誰も確認しない情報や、月に一度しか使わない機能は、初期画面に置かなくても困りません。
機能は完成図から逆算して一度に載せるのではなく、最小構成を使い、不要な表示を削った後で、本当に求められた機能だけを足していきます。
まとめ
現場管理システムが使われるかどうかは、機能数よりも、最初の画面で迷わないことに左右されます。
職人や職長がスマートフォンだけを使う会社なら、まずは出勤・退勤、代理打刻、人員一覧、管理者の承認と集計までに絞る方法があります。日報、資材連絡、搬入予定、月間カレンダーは、現場の反応を見てから追加しても遅くありません。
最初から100点のシステムを目指すより、毎日使える最小構成を1〜2か月試し、使われない機能を削る方が定着につながります。
「全部必要に見える」という段階でも、実際に毎日使う機能は限られます。現場の入力負担と管理側の確認時間を見ながら、段階的に整えることが無理のない進め方です。
自社の現場に必要な最小構成を整理するために
現場管理システムを検討していても、「うちの場合は打刻だけでよいのか」「日報や資材連絡まで入れるべきか」と迷うことがあります。システムを作る前に、職人、職長、管理者がそれぞれ何を確認したいのかを整理すると、最初に必要な機能が見えやすくなります。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場運用、組織、原価管理、デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。「何から整理すべきか分からない」という段階でも構いません。無理に導入や契約を勧めることはありませんので、自社に合う進め方を考える場としてご活用ください。
