数百件の案件を既製の施工管理システムへ移し始めた専門工事会社の現在地
ある専門工事会社では、原状回復や修繕、リノベーションなど、進め方の異なる工事を扱っています。施工管理システムには、原状回復だけで約200件、修繕を含めると数百件の案件データが入る状態になっていました。
それまでは、手配をExcelで管理し、金額の取りまとめには紙も使っていました。外部の受付サービスから届いた案件情報をもとに、チャットのチャンネルやクラウドストレージのフォルダを立ち上げる作業もあります。
既製の施工管理システムを導入して約1年。案件の自動登録など、一部の連携はすでに動き始めています。一方、社内では「そもそも、どう使えばいいのかがまだ揃っていない」という声もありました。
システムを使う方針自体は決まっています。しかし、現場に合わせようとすると補助機能が必要になり、別のアプリ開発も並行して走り出します。既製品を入れるか、自社開発するかという二択ではなく、すでに両方が必要になりつつある段階です。
1週間で 19件の相談 がありました
- 9月30日外構工事会社鳥取県人材育成の相談
- 9月30日解体工事会社埼玉県協力会社探しの相談
- 9月29日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 9月29日総合土木宮城県業務効率化システムの相談
- 9月29日解体工事会社栃木県利益率向上の相談
- 9月29日設備保全会社愛知県人材育成の相談
- 9月28日工務店千葉県業務効率化システムの相談
- 9月28日総合建築愛知県利益率向上の相談
- 9月28日防水工事会社東京都協力会社探しの相談
- 9月28日空調設備工事会社東京都案件獲得の相談
- 9月26日空調設備工事会社東京都案件獲得の相談
- 9月26日配管工事会社静岡県高卒採用の相談
- 9月26日空調設備工事会社徳島県案件獲得の相談
- 9月26日塗装工事会社和歌山県案件獲得の相談
- 9月25日工務店長崎県業務効率化システムの相談
- 9月25日内装工事会社茨城県人材育成の相談
- 9月24日リフォーム会社愛知県利益率向上の相談
- 9月24日リフォーム会社和歌山県高卒採用の相談
- 9月24日総合建築埼玉県業務効率化システムの相談
- 9月23日防水工事会社福岡県高卒採用の相談
- 9月23日ビルメンテナンス神奈川県高卒採用の相談
- 9月23日電気設備工事会社福岡県高卒採用の相談
- 9月22日プラント工事会社愛知県案件獲得の相談
- 9月22日空調設備工事会社大阪府人材育成の相談
- 9月21日電気設備工事会社沖縄県人材育成の相談
- 9月21日リフォーム会社三重県人材確保の相談
- 9月21日電気設備工事会社神奈川県業務効率化システムの相談
- 9月21日ビルメンテナンス東京都人材育成の相談
- 9月20日工務店茨城県業務効率化システムの相談
- 9月20日内装工事会社愛知県人材育成の相談
汎用システムに現場を合わせるほど入力と待ち時間が増える状態
最もわかりやすい不便は、現場写真の扱いでした。
現場では1案件あたり平均200枚ほど撮影します。ところが、導入したシステムでは一度に扱える写真が50枚単位でした。そのため、現場では次のような操作が必要になります。
- 50枚を撮影してアップロードする
- 完了を待つ
- 次の50枚を撮影して再びアップロードする
- 200枚になるまで繰り返す
「50枚撮って、アップロードを待って、また50枚撮る。そこが一番不便です」
写真がシステムに入れば、職人との共有や事後確認はしやすくなります。電話で予定や施工状況を確認する回数を減らせる可能性もあります。機能そのものが不要なのではありません。共有によるメリットはあるものの、登録作業が現場の撮影量に合っていないことが問題です。
外部サービスとの連携にも制約がありました。受付情報から案件を自動登録するところまでは進んでいますが、写真連携など、必要なデータがすべて扱えるわけではありません。公開されている連携機能だけでは足りず、画面を自動操作する方法には利用規約上の懸念も残ります。
その結果、施工管理システムを使いながら、Excelへ戻したり、別の場所へ写真を保存したりする流れが残りやすくなります。システムを増やしたのに手作業も残る「二重管理」が、営業事務や手配担当の負担を大きくします。
工事種別ごとの違いと複数プロジェクトの同時進行
既製品が合いにくい背景には、業務の細かさよりも、工事種別による流れの違いがあります。
原状回復は比較的シンプルでスピードが重視されます。一方、大規模な工事やリノベーションでは、管理項目や関係者が増えます。修繕には修繕特有の確認ポイントがあります。すべてを一つの汎用的な画面へ収めようとすると、ある部署には機能が足りず、別の部署には余計な入力項目が増えます。
社内からも、「大きい工事と原状回復ではスピードが違う。三つに分けてもいいのではないか」という意見が出ていました。工事種別ごとに業務フローが違う会社では、全社共通の一つのシステムだけで最適化するのが難しい場合があります。
もう一つの背景は、改善プロジェクトが同時に進みすぎていたことです。
- 施工管理システムの社内浸透
- 案件登録や初期設定の自動化
- 過去の見積項目や仕入単価を調べるデータベース
- 見積作成を支援するアプリ
- 外部受付サービスやチャット、クラウドストレージとの連携
それぞれの方向性は間違っていません。ただし、担当者は通常業務も抱えています。複数の開発を並行すると、試作品はできても運用開始まで届かない状態になりがちです。
「プロジェクトが何個も並行して、全部完了しない状況になるのが一番怖い」
システムの選定問題に見えて、実際には優先順位と社内運用の問題も重なっています。使いにくさを製品だけの問題にせず、業務要件、連携方法、導入順序、運用担当を一緒に整理する必要があります。
既製品・補助ツール・独自開発を業務単位で分ける進め方
最初に決めたいのは「既製品か自社開発か」ではありません。一つひとつの業務について、既製品を使う領域、補助ツールでつなぐ領域、独自開発する領域を切り分けます。
1．既製品を使い続ける領域
案件台帳や依頼書、職人との情報共有など、すでに利用を決め、データも入れ始めている領域は、まず既製品で運用を固めます。
判断軸は次の三つです。
- 標準機能で業務の大半を処理できるか
- 社内外の関係者が同じ情報を見られるか
- 入力後のデータを検索、集計、出力できるか
この領域では、全機能を一度に使おうとしないことが重要です。まずは「受注した案件を登録する」「依頼書を作る」など、利用場面を絞ります。操作方法だけでなく、誰が、いつ、どこまで入力するかも決めます。
既製品は、多くの関係者が共有する共通基盤として使うと効果を出しやすくなります。
2．補助ツールで負担を減らす領域
外部受付サービスからの案件登録、チャットのチャンネル作成、クラウドストレージのフォルダ作成などは、施工管理システムを置き換えず、間をつなぐ補助ツールで対応できる可能性があります。
この会社でも、外部から受付情報が届くと、施工管理システムへ案件を入れ、関連する保存先を準備する流れの一部は自動化されていました。
補助ツールを検討する際は、次を確認します。
- 正式な連携機能やAPIが用意されているか
- 利用規約に反しない方法で動かせるか
- 連携に失敗したとき、担当者が気づけるか
- 元データと登録先のどちらを正とするか
繰り返し入力だけを補助ツールに任せれば、既製品への投資を活かしながら現場の負担を減らせます。
3．独自開発を検討する領域
独自開発が向いているのは、業務上の重要度が高く、既製品へ現場を合わせるほど負担が増える領域です。
今回であれば、200枚前後の写真を扱う業務や、原状回復・修繕・リノベーションで異なる管理画面、過去の見積項目や仕入単価を横断検索する仕組みが候補になります。
判断時には、少なくとも次の点を整理します。
- 現在の手作業に何人・何時間かかっているか
- 工事種別ごとに必要な項目と操作がどう違うか
- 現場のスマートフォンで無理なく操作できるか
- 既製品からデータを取り出せるか
- 将来の切り替え時に写真や案件履歴を移行できるか
- 開発後に社内で修正、改善を続けられるか
独自開発は、最初から施工管理全体を置き換える必要はありません。写真登録や見積検索など、負担が大きい一機能から始める方法があります。独自開発の対象は「作れそうな機能」ではなく、「既製品では解消できず、繰り返し大きな負担が発生する業務」から選びます。
4．一つずつ運用まで完了させる
進める順番としては、すでに導入している施工管理システムの利用範囲を決め、その運用を妨げる入力負担から減らすのが現実的です。
- 現在の業務フローと使用中のツールを書き出す
- 二重入力や待ち時間が発生する箇所を特定する
- 既製品で処理する業務を決める
- 連携で軽減できる作業を一つ自動化する
- 運用後も残る負担だけを独自開発の候補にする
- データの出力方法と社内の運用担当を決める
見積支援など別の開発は、施工管理システムの基本運用が回ってから着手しても遅くありません。試作品を増やすより、一つの機能を日常業務で使えるところまで完成させる方が、次の判断材料も集まります。
まとめ
施工管理システムは、既製品か自社開発かを会社単位で決めるものではありません。業務単位で分けて考えると、判断しやすくなります。
- 共通の案件管理や情報共有は既製品を活用する
- 外部サービスからの転記や初期設定は補助ツールでつなぐ
- 大量写真や工事種別固有の流れは独自開発を検討する
- データ移行性と社内運用体制を先に確認する
- 複数の開発を並行せず、一つずつ運用まで完了させる
目指したいのは、システムを導入することではなく、Excelや紙への戻りを減らし、現場・職人・事務が同じ情報で動ける状態です。
既製品の利用をすぐにやめる必要はありません。使いながら「何が合わないのか」を記録すれば、補助ツールや独自開発に必要な要件が見えてきます。
自社に合う施工管理の形を業務フローから整理するために
「既製品をどこまで使うべきか」「自社開発するほどの課題なのか」「複数の改善案のうち、何から進めるべきか」。こうした段階では、製品比較より先に、現在の業務フローと二重作業を整理することが有効です。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場運用や組織体制、原価管理、デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。まだ要件が固まっていない段階や、「うちの場合はどう切り分ければよいかわからない」という段階でも構いません。無理にサービス導入を勧めることはありませんので、次の整理先としてお声がけください。
