栃木県で10名弱が働く専門工事会社にあった「デジタル化になった時点で難しい」という現在地
栃木県を中心に工事を手がける、10名弱の専門工事会社があります。社長に経営上の悩みを尋ねても、当初は「特にないです」という回答でした。受注や利益に大きな問題があるわけではなく、日々の仕事は回っています。
一方、デジタル活用について話が及ぶと、「デジタル化になった時点で難しいですね」「難しいから、取り入れるところも考えられないです」と率直な言葉が返ってきました。
これは、デジタル化に反対しているわけではありません。見積もりや積算、記録などが楽になり、時間を確保できるならメリットは感じています。しかし、何を選び、どのように業務へ取り入れればよいのかが見えないため、検討そのものが止まっている状態です。
中小建設会社のデジタル化では、「何を導入するか」より先に、「検討できる状態をどうつくるか」が課題になることがあります。
1週間で 19件の相談 がありました
- 9月30日外構工事会社鳥取県人材育成の相談
- 9月30日解体工事会社埼玉県協力会社探しの相談
- 9月29日プラント工事会社群馬県人材育成の相談
- 9月29日総合土木宮城県業務効率化システムの相談
- 9月29日解体工事会社栃木県利益率向上の相談
- 9月29日設備保全会社愛知県人材育成の相談
- 9月28日工務店千葉県業務効率化システムの相談
- 9月28日総合建築愛知県利益率向上の相談
- 9月28日防水工事会社東京都協力会社探しの相談
- 9月28日空調設備工事会社東京都案件獲得の相談
- 9月26日空調設備工事会社東京都案件獲得の相談
- 9月26日配管工事会社静岡県高卒採用の相談
- 9月26日空調設備工事会社徳島県案件獲得の相談
- 9月26日塗装工事会社和歌山県案件獲得の相談
- 9月25日工務店長崎県業務効率化システムの相談
- 9月25日内装工事会社茨城県人材育成の相談
- 9月24日リフォーム会社愛知県利益率向上の相談
- 9月24日リフォーム会社和歌山県高卒採用の相談
- 9月24日総合建築埼玉県業務効率化システムの相談
- 9月23日防水工事会社福岡県高卒採用の相談
- 9月23日ビルメンテナンス神奈川県高卒採用の相談
- 9月23日電気設備工事会社福岡県高卒採用の相談
- 9月22日プラント工事会社愛知県案件獲得の相談
- 9月22日空調設備工事会社大阪府人材育成の相談
- 9月21日電気設備工事会社沖縄県人材育成の相談
- 9月21日リフォーム会社三重県人材確保の相談
- 9月21日電気設備工事会社神奈川県業務効率化システムの相談
- 9月21日ビルメンテナンス東京都人材育成の相談
- 9月20日工務店茨城県業務効率化システムの相談
- 9月20日内装工事会社愛知県人材育成の相談
導入後の手間まで先に見えて、検討の入口に立てない状態
デジタル化を難しく感じる会社では、ツールを操作できるかどうかだけが問題になっているわけではありません。導入前の比較、初期設定、既存業務の変更、従業員への説明など、導入後に発生しそうな労力までまとめて見えています。
「今でも仕事は回っているのに、新しい仕組みを覚える時間まで取れるだろうか」と考えれば、後回しになるのは自然です。社長がツールを理解できても、現場で働く職人まで使い方を落とし込めなければ、従来のやり方と新しいやり方が併存し、かえって手間が増える可能性もあります。
建設業向け、あるいは一般企業向けのデジタルツールは数多くあります。ただ、汎用的なツールが自社の見積書の作り方や積算方法、記録の残し方に合うとは限りません。機能が豊富でも、現場の手順と噛み合わなければ定着しにくくなります。
この段階で必要なのは、ツールの一覧を眺めることではありません。
「デジタル化」という大きな言葉を、見積もり、積算、記録といった具体的な業務単位へ分けることが、検討の入口になります。
ツールの機能ではなく、自社業務との相性と社内への落とし込みが見えないこと
検討が進まない背景には、「デジタルに詳しくないから」という苦手意識だけでなく、導入目的がまだ具体化されていないことがあります。
たとえば、見積もり業務をデジタル化するといっても、会社によって減らしたい手間は異なります。
- 過去の見積もりを探す時間を減らしたい
- 見積書を作成する時間を短くしたい
- 積算のやり方を整理したい
- 工事に関する記録を残しやすくしたい
目的が曖昧なままでは、各ツールの機能説明を聞いても、自社に必要かどうかを判断できません。「便利そうだが、うちで何に使うのか分からない」という状態になりやすいためです。
さらに、中小建設会社では、社長や事務担当者だけで業務が完結するとは限りません。現場から情報を集める仕組みであれば、職人にも使ってもらう必要があります。年齢やデジタル機器への慣れには差があるため、全員に同じ操作を一度に求めるほど定着の負担は大きくなります。
社長が感じていた「取り入れるところも考えられない」という悩みは、単なる知識不足ではありません。目的、業務との相性、導入負担、社内定着を一度に考えようとしているため、最初の判断が重くなっているのです。
検討を止めているのはツール不足ではなく、「何の時間を減らしたいか」と「誰がどこまで使うか」が決まっていないことです。
見積もり・積算・記録から減らしたい時間を決め、無料プランで小さく確かめる進め方
デジタル化は、全社的な仕組みの入れ替えから始める必要はありません。まずは、社長や従業員が日常的に時間を取られている業務を一つだけ選びます。
1．削減したい業務と時間を特定する
最初に整理したいのは、「何をデジタル化するか」ではなく、「どの時間を減らしたいか」です。
見積もり、積算、記録などの業務について、次の点を確認します。
- 誰が担当しているか
- どの作業に時間がかかっているか
- 同じ情報を何度も入力していないか
- 過去の書類や情報を探す時間が発生していないか
- 作業が楽になった場合、空いた時間を何に使いたいか
相談した会社でも、「楽にできればいい」「時間も確保できる」という期待はありました。この期待を、対象業務まで具体化することが第一歩です。
導入目的は「デジタル化すること」ではなく、見積もりや積算などに使っている時間を減らし、本来の仕事に戻すことです。
2．費用だけでなく、導入にかかる労力も比べる
費用対効果を考えるときは、利用料金だけで判断しないことが大切です。初期設定、既存情報の登録、操作を覚える時間、従業員への説明も導入コストに含まれます。
一方で、導入後に削減できる作業時間や、記録を探す手間がどれほど減るかも見ます。高機能なツールが最も費用対効果に優れるとは限りません。必要な機能が絞られ、説明しやすく、今の業務から大きく変えずに使えるほうが、自社には合う場合があります。
判断時には、次の四つを並べると整理しやすくなります。
- 解消したい手間
- 削減できそうな時間
- 利用料金や初期設定の負担
- 社内へ定着させるための労力
機能の多さではなく、「削減できる時間が、費用と導入負担に見合うか」で選ぶことが判断軸です。
3．無料プランや小規模な試行で相性を確かめる
目的を決めたら、無料プランや試用できる範囲を使い、限られた業務から確かめます。最初から全員、全案件へ広げる必要はありません。
たとえば、見積もり業務を対象にするなら、一部の見積もりだけで試し、従来の方法と比べます。確認したいのは、次のような点です。
- 操作を理解できるか
- 自社の見積もりや積算のやり方に合うか
- 入力が二重にならないか
- 実際に作業時間が減るか
- 他の従業員にも説明できそうか
合わなければ、別の候補を試すか、導入を見送ります。試した結果、「今のやり方を続けたほうがよい」と判断することも問題ありません。
小さく試す目的は導入を前提にすることではなく、自社に合うか、デジタル化しないほうがよいかを確かめることです。
4．職人には必要な操作だけを落とし込む
試行の段階で効果が確認できたら、利用する人を少しずつ広げます。このとき、職人にツールの全機能を理解してもらう必要はありません。
現場から記録を入れてもらうのであれば、その操作だけを対象にします。社長や担当者が使う機能と、職人が使う機能を分けることで、覚える負担を抑えられます。
また、従来の方法と新しい方法を長く併用すると、二重作業になりやすいため注意が必要です。試行中は比較のために併用し、本格運用へ移る段階で、どちらを正式な方法にするかを決めます。
定着のポイントは、全員に多くを覚えてもらうことではなく、それぞれの役割に必要な操作だけに絞ることです。
まとめ
「デジタル化になった時点で難しい」と感じるときに、いきなり製品比較から始める必要はありません。まずは、見積もり、積算、記録のうち、どの業務に時間がかかっているかを整理するところからで十分です。
そのうえで、削減できる時間、費用、導入時の労力、職人まで広げる負担を比べます。メリットが見込める場合は、無料プランや小規模な試行で自社業務との相性を確かめます。合わなければ導入しない判断もできます。
建設会社のデジタル化は、ツールを導入することではなく、自社にとって減らす価値のある手間を見つけ、小さく試して判断する取り組みです。
自社で減らしたい業務時間から一緒に整理するために
デジタル活用を考えたいものの、「うちの場合は何から整理すればよいか分からない」「見積もりや積算に合う方法を判断できない」という段階も珍しくありません。
ネクスゲートでは、中小・専門工事会社の経営課題を、現場、組織、原価、デジタル活用まで横断して整理し、実行まで支援しています。ツールの導入を前提にせず、現在の業務、減らしたい手間、費用対効果、社内への定着方法を確認しながら、デジタル化しない選択も含めて次の一手を考えます。
「まず自社の業務を整理したい」という段階でも大丈夫です。無理にサービスやツールを勧めることはありませんので、気になる点があれば気軽にお声がけください。